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Wichtige Aufgaben erkennen!

Krisenmanagement im Job – so verschaffst du dir einen Überblick!

Ein Beitrag von Redaktion The Young Professional

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Im letzten Artikel ging es bei uns darum, an welcher Stelle ihr gerade im Beruf steht. Geht ihr souverän mit Krisen um, oder wisst ihr nicht immer genau, was zu tun ist? Krisenmanagement ist eine wichtige Kernkompetenz im Job. Heute wollen wir deshalb darauf eingehen, wie ihr auf Krisen angemessen reagieren könnt.

Hier geht es zu unserer aktuellen Podcastfolge, passend zum Artikel!

Für was bin ich verantwortlich? 

In einer Krisensituation prasselt Vieles auf euch ein. Nicht nur an eurem Arbeitsplatz brennt es, vielleicht gibt es auch Probleme mit der ganzen Abteilung. Als Fach- oder Führungskraft solltet ihr ganz am Anfang erst einmal schauen: Wo liegt denn jetzt wirklich meine Verantwortung? Wird dieser Schritt ausgelassen, lauft ihr Gefahr, euch für nahezu alles was schief läuft, zuständig zu fühlen. Klar, dass dann erst recht das Chaos losgeht. Aber natürlich seid ihr nicht für alle Probleme verantwortlich. An dieser Stelle solltet ihr also genau differenzieren.

Der „Rundgang“ 

Als zweite Aktion gilt es, die lokalisierten „Baustellen“ einmal abzugehen. So könnt ihr schauen, welche Problemherde momentan am stärksten brennen. Managementcoach Henryk Lüderitz vergleicht eine solche Situation gerne, mit dem Einsatz eines Rettungswagens, an einer Unfallstelle:

„Wenn ein Unfall passiert ist, wird der Einsatzleiter erst einmal schauen, wo die Prioritäten zu setzen sind. Liegt z.B. noch ein Verletzter auf der Straße, oder ist ein Straßenbereich noch nicht abgesichert?“

Gleiches kann man auch auf die Arbeit einer Führungskraft im Büro übertragen. Wichtig ist bei einem solchen Rundgang aber erstmal nur die Feststellung der Brandherde. Ihr solltet an dieser Stelle noch keine Ursachenforschung betreiben, oder gar in die Diskussion mit Mitarbeitern oder Kollegen gehen. Auch an einer Unfallstelle, wird ein Einsatzleiter nicht (direkt) mit Beteiligten darüber diskutieren, ob sie nun ordnungsgemäß angeschnallt waren, oder eben nicht.

Sofortmaßnahmen treffen 

Nach dem Abchecken der Situation, geht es nun um die Dokumentation der Lage. Wenn ihr also aufschreibt, wo die Problematik in der Abteilung liegt, solltet ihr die dringlichen Aufgaben erkennen. Wo liegt denn gerade die wirklich dringendste Priorität? Wenn ihr also schon bei eurem Rundgang erkannt habt, dass zwei Mitarbeiter bald aufeinander losgehen werden, liegt da höchstwahrscheinlich eure höchste Priorität. An dieser Stelle geht es also besonders um Sofortmaßnahmen, die getroffen werden müssen. Aber wie geht es dann weiter im Krisenmanagement?

Kurzfristige und langfristige Planung

Sind die größten Gefahrenquellen erstmal gebannt, geht es im nächsten Schritt, um die mittelfristigen Ziele. Hier geht es um Maßnahmen, die im Zeitraum zwischen einem Tag und einer Woche umgesetzt werden müssen. Habt ihr das geschafft (was manchmal gar nicht so einfach ist), geht es in der dritten Dringlichkeitsstufe dann, um Aufgaben die auch noch in zwei Wochen erledigt werden können. An dieser Stelle also alles notieren, was noch etwas hinten angestellt werden kann.

Dringlich vs Wichtig 

Die Dringlichkeit eurer Aufgaben habt ihr jetzt also erkannt. Wie schon im letzten Artikel, geht es jetzt aber um den Punkt der Wichtigkeit. Nicht alle dringlichen Probleme sind gleich wichtig. Hier unterscheidet sich das Büro in jedem Fall, von der eben erwähnten Unfall-Szenerie aus dem Beispiel. Da diese Entscheidung dringlich vs wichtig gar nicht so einfach zu treffen ist, haben wir an dieser Stelle einen Tipp für euch. Fragt euch, was passieren würde, wenn ihr die eine oder die andere Aufgabe NICHT erledigt. Hier erstellt ihr euch also ein „Was wäre wenn?“-Szenario.

Hier ein Beispiel, in dem man als Chef entscheiden muss, was als erstes zu tun ist:

Ist es wichtiger die beiden Mitarbeiter, die sich gleich gegenseitig an die Gurgel gehen, zu beruhigen? Oder ist es in dem Moment wichtiger, die gerade reingekommenen Reklamationen zu beantworten? Ein Mitarbeiter von euch hat (in diesem Beispiel) zudem angemerkt, dass diese dringend beantwortet werden müssen. Ansonsten gäbe es „eine Riesenkatastrophe!“.

In diesem Fall ist es für euer Abteilungsklima natürlich absolut wichtig, den Streit und die Eskalation zu verhindern. Was wäre, wenn noch mehr Mitarbeiter in den Konflikt geraten würden? Da müssen die Reklamationen, wohl oder übel, erst einmal hinten angestellt werden…

Ressourcen überprüfen 

Nachdem ihr eure wichtigen Aufgaben erkannt habt, seid ihr natürlich immer noch im Überblicks-Modus. Jetzt geht es um eure Möglichkeiten. Was steht euch also zur Löschung der Brandherde zur Verfügung? In dieser Situation wäre es z.B. auf der Chefseite gut zu wissen, welcher Mitarbeiter, für welches Problem zur Unterstützung „eingesetzt“ werden kann. Dazu gibt es in unserem nächsten Artikel dann mehr!

Krisenmanagement – eure Erfahrungen! 

Wie geht ihr mit Krisen um? Wisst ihr direkt was dringlich und was wichtig ist? Was verbindet ihr konkret mit dem Begriff Krisenmanagement? Schreibt es uns gerne in die Kommentare oder an redaktion@theyoungprofessional.de

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