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Auf das Wichtige fokussieren

Produktivitätskiller – so beseitigst du sie!

Ein Beitrag von Redaktion The Young Professional

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Viele Young Professionals steigen innerhalb ihres Teams zum Teamleiter auf. Vorher haben sie mitgearbeitet- jetzt müssen sie koordinieren. Neben der Führung der Mitarbeiter, geht es aber vor allem darum, die eigenen Fachaufgaben zu erledigen. Eigentlich müsste man also so konzentriert und fokussiert wie möglich sein. Wären da nicht immer wieder diese Produktivitätskiller…

Zu diesem Artikel gibt es auch einen Podcast für euch!

Zeitmanagement ist ein hochkritisches Thema

Wenn viel Zeit für fachliche Dinge draufgeht, bleibt am Ende wenig Raum für Führungsaufgaben. Gerade wenn man sich als junger Chef beweisen muss, seinen Führungsstil finden will etc. , ist das natürlich absolut kontraproduktiv.

Bevor man sich aber eine Aufagabenliste erstellen kann, Pläne schmiedet und Prioritäten setzt, muss man sich  mit folgender Frage beschäftigen:

An welchen Stellen geht Zeit wirklich verloren, ohne das ich es merke?

Produktivitätskiller finden 

Frage dich: Wie viel Zeit verbringst du in Meetings, auf Social Media , bist mit Emails beschäftigt, oder recherchierst? Meistens verbringt man mehr Zeit mit „unnötigen“ Dingen, als man glaubt. Unterscheidet dabei aber gleichzeitig:

1.Welche Tätigkeiten sind Jobrelevant ?

2.Was hat nichts mit deinem Job zu tun?

Um die „Killer“ letztlich zu finden, haben wir euch hier einmal drei Schritte aufgelistet, wie ihr konkret vorgehen könnt. 

1.Schritt: Schreibe 5 potentielle Produktivitätskiller auf ein Blatt Papier. 

Zu den häufigsten Zeitfressern zählen laut Managementcoach Henryk Lüderitz:  Emails, Meetings, Fernsehen/Telefoniate, Social Media und Onlineshopping.

Um Produktivitätskiller identifizieren zu können, lohnt es sich seiner Ansicht nach, auch eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufzustellen:

„Einen Produktivitätskiller zu finden ist eigentlich immer auch eine ökonomische Rechnung. Ihr müsst euch fragen: Verschwende ich viel Zeit mit unnötigen Dingen (wie stundenlanges Onlineshopping um Geld zu sparen), anstatt diese Zeit in Dinge wie eine vernünftige Meetingstruktur, Webinare etc. zu investieren, die mich beruflich und ökonomisch weiterbringen könnten?“

2. Schritt: Die Liste (für euch) zugänglich halten. Haltet dabei für eine Woche fest, wann ihr einer Produktivitätskiller-Tätigkeit nachgegangen seid und wie viel Zeit dafür „geopfert“ wurde. Auch Zeitfresser im privaten Bereich sollten notiert werden.

3. Schritt: Am Ende der Woche zählt man die Stunden zusammen. Das was am meisten Zeit verbraucht, wird als „Übel“ identifiziert. Trennt hierbei private und berufliche Zeitfresser. Ein anderer Weg wäre, sich den Zeitfresser zu nehmen, von dem ihr glaubt, dass ihr ihn am besten angehen könnt. 

Henryk Lüderitz Tipp:

„Nehmt euch idealerweise den Zeitfresser vor, zu dem ihr den besten Zugang habt und versucht diesen einzudämmen.“

Wie gehts weiter?

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Mit diesen Maßnahmen habt ihr die Zeitfresser schonmal identifiziert. Länger als eine Woche dauert so ein Prozess normalerweise nicht. Es stellt sich jetzt aber die Frage, wie ihr gegen diese Zeitfresser auch wirklich vorgehen könnt.

Verändert eure Umgebung und Gewohnheiten

Wenn ihr z.B. viel Fernsehen schaut, verbietet ihr euch eine Woche lang den Fernsehapparat. In der Woche seht ihr euch dann nur Serie/Filme, die ihr auch wirklich unbedingt gucken möchtet, auf dem Laptop oder Tablet an. Damit habt ihr schon etwas an euren Gewohnheiten getan: Ihr erlernt bewusst und unbewusst ein neues Verhalten.

Auch beruflich kann man Gewohnheiten ändern. Immer wenn ihr eure Emails lest, könntet ihr euch  bspw. einen ruhigen Meetingraum suchen, um weniger abgelenkt zu sein.

Setzt Zeitfenster für eure Produktivitätskiller

Nehmt euch vor, dass ihr die Zeitfresser langsam reduziert. Wenn ihr bspw. 4 Stunden am Tag mit Emails verbringt, könntet ihr euch das Ziel setzen, den Mails in dieser Woche nur 3 Stunden zu widmen. Dadurch wirkt die Einschränkung nicht ganz so überwältigend und machbarer. Gleichzeitig könntet ihr euch überlegen, diese Mail-Sessions über den Tag zu verteilen und mit festen Ritualen zu verbinden.

Mit den Kollegen sprechen

Wenn ihr eure Gewohnheiten ändert um Zeitfresser zu eliminieren, solltet ihr euch mit euren Kollegen und Vorgesetzten absprechen. Dadurch verhindert ihr vor allem Irritationen. Euer Vorgesetzter ist sonst möglicherweise verwirrt, wenn ihr euch, nicht wie üblich, am Vormittag mit euren Emails beschäftigt. Erklärt also eure Maßnahmen und warum ihr diese umsetzen wollt. Henryk Lüderitz hat dadurch zum Beispiel seine Kollegen inspiriert, ebenfalls Produktivitätskiller zu eliminieren und ihn dabei zu unterstützen. Manchmal ist es beruflich allerdings nicht so einfach, dass Zeitmanagement zu optimieren. Da bleibt nur, dafür zu kämpfen.

Auch im Privaten lohnt es sich, Freunde und Kollegen einzubinden, um zeitfressende Aufgaben einzudämmen. So können bspw. Telefonate auf bestimmte Zeitfenster eingegrenzt werden. Dabei können Freunde und Familie helfen, indem sie euch an den abgesprochenen Zeitrahmen erinnern.

Produktivitätskiller – eure Erfahrungen!

Wie geht ihr mit euren Produktivitätskillern um? Schreibt es uns in die Kommentare, oder an: redaktion@theyoungprofessional.de

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