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Dringlich vs Wichtig

Wichtige Aufgaben erkennen!

Ein Beitrag von Redaktion The Young Professional

Wichtige Aufgaben, Dringliche Aufgaben. Führungskräftetrainer, Strategie, Business Coach Düsseldorf, Henryk Lüderitz

Im Alltag erscheinen uns viele Dinge oft gleichzeitig dringlich als auch wichtig. Doch darin liegt eine große Gefahr. Denn ihr könntet im Chaos der vielen Aufgaben, die wirklich wichtigen Sachen aus dem Blick verlieren. Damit euch das nicht passiert, haben wir euch ein paar Tipps und Schritte zusammengestellt.

Wichtige Aufgaben vs Dringliche Aufgaben

Wie auch im letzten Artikel  gilt es, sich erstmal zu überlegen, was denn wirklich zu eurem Job gehört. Was entscheidet über Erfolg auf der einen und Misserfolg auf der anderen Seite?

Das ist manchmal gar nicht so leicht zu beantworten. Im Podcast  hat Managementcoach Henryk Lüderitz ein Beispiel dafür:

„Wenn ihr im Callcenter in einer Reklamationshotline arbeitet, habt ihr im Grunde genommen doch nur ein Ziel: Unzufriedene Kunden wieder zufriedener zu machen. Aber was gehört denn noch dazu? Da wäre z.B. die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu fördern, von Kollegen lernen wie sie ihre Aufgaben hinkriegen etc.“

Es gilt also zu unterscheiden, wo meine Arbeit möglicherweise ihren Zweck verfehlt und ich als Mitarbeiter schlicht unproduktiv bin, weil ich meine Hauptaufgaben nicht mehr erledigen kann. Wie schafft ihr es jetzt herauszufinden, wo eure Prioritäten liegen (müssen) ?  

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein Tool aus dem Marketing-Bereich. Die Hauptthese ist, dass nicht alle eure Kunden gleichwichtig sind. Nehmen wir an, ihr führt ein Kiosk. Ihr habt drei Arten von Kunden:

  1. Kunde C: Ottonormalverbraucher-Kunde, der einzeln kommt und sich gelegentlich ein Brötchen kauft.
  2. Kunde B: Kunde, der für seine Kollegen auch mal 3-4 Brötchen kauft und mitnimmt.
  3. Kunde A: Aus einer Versicherung kommen täglich alle Angestellten einer Abteilung vorbei und kaufen Brötchen.

Nun gilt es ökonomisch vorzugehen: Welcher von den Kunden kauft am meisten Brötchen? Ganz einfach: Von der Versicherung kommt der größte Umsatz. Kunde A ist damit die beste Kundenkategorie für euer Geschäft. Daher stellt sich direkt die Frage, wie man den Umsatz mithilfe dieses besten Kundens, noch steigern könnte.

Ihr solltet euch also daran orientieren, was im Interesse der Kunden aus der höchsten Kategorie (A) sein könnte. Zum Beispiel könnte diesen Kunden dann etwas Zusätzliches verkauft werden, damit sie ihre Brötchen besser transportieren können. Aber auch für die anderen Kunden, könnte es Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung geben. 

Man muss sich bei dieser Methode genau überlegen, für welche Kunden man WAS macht. Hierbei kann am Ziel „Umsatz“ genau erkannt werden, welcher der Wichtigste ist und damit auch die höchste Priorität genießt.

Fokus auf wichtige Aufgaben!

Gehen wir nun wieder zurück zu eurer Situation. Vom ABC-Modell ausgehend, kann man sich nun also überlegen, was die absolute Kerntätigkeit im Job ist. Nehmen wir an, ihr würdet in der Qualitätssicherung eines Unternehmens arbeiten. Eure Grundaufgabe ist:

Ihr müsst sicherstellen , dass eine Prozentsatz X der Produkte eures Unternehmens, keine Gefährdung für eure Kunden darstellt.

Nebenaufgaben für euch sind:

Meetings, Gespräche mit dem Controlling , Marketingabsprachen etc.

Wenn ihr also eure Grundaufgabe vernachlässigt, weil das Gespräch mit dem Controlling im Moment dringender ist, vernachlässigt ihr dadurch aber den eigentlichen Zweck euer Stelle. Ihr solltet also immer auf eure Grundaufgaben fokussiert bleiben. 

Einen Überblick verschaffen

Wenn ihr nun eure wichtigen Aufgaben bestimmen wollt, gilt es sich einen Überblick zu verschaffen. Nehmt ein Blatt Papier quer und malt eine Kurve auf.

Die Kurve geht vom unteren Rand erstmal steil nach oben und wird im weiteren Verlauf immer flacher. Im ersten, ansteigenden Teil der Kurve, notiert ihr dann eure Priorität A-Aufgaben. Das sind dann meistens höchstens 2 große Themenbereiche. Im Priorität B und C-Bereich, werden dann die Nebenaufgaben notiert. Im Beispiel der Qualitätssicherung wären das dann Meetings, Gespräche mit dem Controlling und Marketingabsprachen. 

Das Ganze kann in etwa so aussehen:

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So erschafft ihr für euch schnell eine gute Übersicht, um nicht das Grundziel und die Grundaufgabe aus den Augen zu verlieren.

Was wird von mir erwartet? 

Wenn ihr aber merkt, dass ihr bei dem Schritt Schwierigkeiten habt, geht ihr mit dem Blatt Papier zu eurem Chef. Hier könnt ihr, mit Verweis auf euren Willen die Produktivität zu steigern, erfragen welche eure Top 3 Aufgaben sind. Nehmt euch aber für so ein Gespräch Zeit und achtet darauf, dass euer Chef eurem Anliegen auch wirklich zuhört.

Eisenhower Matrix 

Im Nachgang der Definition von wichtigen Aufgaben, kann man dann auch die Eisenhower-Matrix anwenden. Durch diese Matrix könnt ihr eure Aufgaben nach Dringlichkeit beurteilen.

Dabei gilt: 

  1. Sowohl dringliche als auch wichtige Aufgaben als erstes erledigen (A)
  2. Unwichtige aber dringliche Aufgaben zu delegieren (C) 
  3. Nicht dringliche aber wichtige Aufgaben zu terminieren und dann selbst erledigen (B)  
  4. Nicht dringliche und unwichtige Dinge in den Papierkorb zu schieben (D).

Henryk Lüderitz betont aber nochmal, dass Wichtigkeit vor Dringlichkeit geht: 

„Wir müssen uns bei der Definition von wichtigen Aufgaben  immer an der Frage orientieren: Was sind die Projekte, die essentiell für unseren Job sind? Wenn wir die nicht machen, dann haben wir unseren Job nicht gemacht und können unseren Laden dicht machen.“

Wichtige Aufgaben- eure Erfahrungen

Wie definiert ihr, was wirklich wichtig ist? Fällt euch die Unterscheidung zwischen „dringlich“ und „wichtig“ einfach? Schreibt uns gerne per Mail (redaktion@theyoungprofessional.de) oder in die Kommentare.

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