Erfolgreiches Teammanagement - so setzt du deine Mitarbeiter ein!

Erfolgreiches Teammanagement ist besonders für junge Führungskräfte häufig noch ein Buch mit sieben Siegeln. In der Praxis scheitern junge Chefs häufig daran, die richtigen Aufgaben für die Mitarbeiter:innen zu finden. Das Ergebnis sind demotivierte Angestellte und schlechte Stimmung im Team. Dabei ist der Weg zu einem erfolgreichen Teammanagement kein Hexenwerk. In diesem Artikel habe ich dir die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Teammanagement zusammengestellt. Damit wird es dir leicht fallen, deine Mitarbeiter:innen so einzusetzen, dass sie motiviert arbeiten können. Die zugehörige Podcastfolge findest du gleich hier.

Erfolgreiches Teammanagement beginnt mit einem Überblick

Frage dich als Führungskraft einmal: Was können deine Mitarbeiter:innen? Wofür sind sie im Moment zuständig? Nimm dir zur Dokumentation ein DIN A4 Blatt (im Querformat) oder eine XLS-Tabelle und erstelle dir eine kleine „Matrix“. Notiere dir dazu links untereinander die Namen deiner Mitarbeiter:innen. Im nächsten Schritt trägst du im oberen Bereich dann die verschiedenen Arbeitsbereiche deines Teams ein. Bei einer Verkaufsabteilung wären das z. B.:

• Verkauf
• Bestellungen aufnehmen
• Waren einräumen
• weitere Logistikprozesse

Mitarbeiter:innen richtig einschätzen

Danach gilt es zu überlegen: Welche:r Mitarbeiter:in kann, welche Tätigkeiten (wie gut) ausführen? Dazu empfehle ich dir in deiner Matrix zwischen drei Kriterien unterscheiden:
1. Anfänger: Der / die Mitarbeiterin kann die Tätigkeit (noch) nicht oder kaum ausführen und benötigt noch viel Unterstützung.

2. Eingearbeitet: Der / die Mitarbeiter/in beherrscht die Tätigkeit.

3. Profi: Der / die Mitarbeiter/in ist, findet sogar für außergewöhnliche Fälle / Probleme im Aufgabenbereich eine Lösung.

Sei jedoch vorsichtig mit deiner eigenen Einschätzung. Ein häufig begangener Fehler von jungen Führungskräften ist, die Mitarbeiter:in selbst einzuschätzen. Als Chef:in liegt das Teammanagement zwar in deiner Hand, das bedeutet aber nicht, dass du alles ganz allein machen musst. Ganz im Gegenteil!

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Binde deine Mitarbeiter:innen mit ein! 

Wenn du nicht bis zum Hals in einer Krise steckst, bietet es sich an, diese Matrix in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden zu erstellen. Ich empfehle dir dazu folgendes Vorgehen:

• In einem Teammeeting dein Vorhaben ankündigen und erklären, welchen Nutzen die Mitarbeiter:innen davon haben, dass du mit ihnen zusammen diese Aufgaben-Kompetenzen Matrix erstellen möchtest. Machst du das nicht, wirkt diese Liste auf das Team ziemlich bedrohlich.
• Soll- /Ist-Abgleich. Der erste Teil des Mitarbeiterdialoges zielt darauf ab, die aktuellen Aufgaben und Kompetenzen zu besprechen.
• Weitere Fähigkeiten entdecken. Nachdem die aktuellen Aufgaben besprochen wurden, gilt es herauszufinden, welche weiteren Kompetenzen im Team vorhanden sind. Dafür ist es wichtig, mit der richtigen Gesprächs- und Fragetechnik möglichst viele versteckte Fähigkeiten zu entdecken. Eine Frage, die ich häufig und sehr erfolgreich genutzt habe: „Mit Blick auf unsere Aufgaben im Team … was reizt sie und würden sie gerne mal ausprobieren oder übernehmen?“

Teammanagement im Status Quo

In vielen Fällen erkennst du schon aus diesen ersten Gesprächen heraus, dass manche Aufgaben nicht gut verteilt sind. Ein Praxisbeispiel: Dir fällt auf, dass nur 1–2  qualifizierte Mitarbeiter:innen für das Einräumen der Ware zuständig sind, obwohl dies auch noch mehr Mitarbeiter:innen tun könnten. Gleichzeitig gibt es Aufgaben, die von einer einzelnen Person ausgeführt werden und bei Krankheit oder Urlaub immer für Verzögerungen sorgen.

Erfolgreiches Teammanagement ist eine Aufgabe für das gesamte Team

Nach den Einzelgesprächen hast du einen guten Überblick darüber, wer was im Team macht und welche Kompetenzen im Team vorhanden sind. An dieser Stelle graben sich viele junge Chefs ein und ertüfteln die aus ihrer Sicht perfekte Aufgabenverteilung.

Mein Tipp: Mach es dir leicht und binde dein Team wieder mit ein.
Selbstverständlich kannst du dir vorab schon Gedanken dazu machen, welche generellen Vorstellungen du von einem erfolgreichen Teammanagement hast. So kannst du beispielsweise als Anforderung definieren, dass jede(r) im Team einen Back-up-Partner für Urlaubsvertretung oder Krankheiten haben muss.

Mit diesen Rahmenbedingungen kannst du zusammen mit deinem Team in einem Workshop neue Optionen für die Aufgabenverteilung im Team erarbeiten. Der größte Vorteil an dieser Vorgehensweise: Das Team kann aktiv an dem Teammanagement mitarbeiten. Du entscheidest nicht über ihre Köpfe hinweg. Selbst wenn du am Ende des Workshops die Entscheidung für / gegen eine Option triffst, das Team ist beteiligt!

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Erfolgreiches Teammanagement - deine Erfahrungen 

Wie sieht für dich erfolgreiches Teammanagement aus? Hast du Tipps, wie man die Aufgabenverteilung im Team noch besser gestalten kann? Schick mir dazu gerne eine Nachricht oder Kontaktanfrage bei Xing oder LinkedIn und ich freue mich sehr, wenn du diesen Artikel mit deinem Netzwerk teilst!

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Viele Grüße
Henryk Lüderitz