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Wer kann was gut?

Erfolgreiches Teammanagement – so setzt du deine Mitarbeiter ein!

Ein Beitrag von Redaktion The Young Professional

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Oft haben Chefs das Gefühl, dass die Aufgabenverteilung im Team nicht optimal ist. Das bestätigt sich in den meisten Fällen, wenn mit den Mitarbeitern darüber gesprochen wird. Im heutigen Artikel möchten wir euch deswegen aufzeigen, wie ihr ein erfolgreiches Teammanagement umsetzen könnt. Dazu haben wir eine mehrteilige Anleitung für euch zusammengestellt..

Hier gibt es wie immer unseren Podcast für euch 🙂

Die Mitarbeiter-Matrix 

Wie in unserem letzten Artikel, geht es zum Anfang, um den perfekten Überblick. Was können eure Mitarbeiter? Wofür sind sie im Moment zuständig? Nehmt euch zur Dokumentation ein DIN A4 Blatt (im Querformat) und erstellt eine kleine „Matrix“. Notiert euch dazu  links untereinander die Namen eurer Mitarbeiter. Im nächsten Schritt erstellt ihr im oberen Bereich dann die verschiedenen Arbeitsbereiche eurer Firma bzw. eurer Abteilung. Bei einer Verkaufsabteilung wären das z.B.:

  • Verkauf
  • Bestellungen aufnehmen
  • Waren einräumen
  • weitere Logistikprozesse

Bewertungsskala erstellen

Dann gilt es zu überlegen: Welcher Mitarbeiter kann bei euch, wie gut, welche Tätigkeiten ausführen? Dazu solltet ihr in eurer Matrix zwischen drei Kriterien unterscheiden:

1.Anfänger: Der Mitarbeiter kann die Tätigkeiten (noch) nicht, oder kaum ausführen.

2.Note 3-4 : Der Mitarbeiter ist quasi im „fortgeschrittenen“ Modus.

3.Profi: Der Mitarbeiter ist prädestiniert für die Aufgabe.

Ihr könnt entweder mit Schulnoten hantieren, oder Anfänger, Fortgeschrittene und Profis in die entsprechende Zeile eintragen. So habt ihr, besonders in einem Krisenfall, schnell eine eigene Bewertung der Fähigkeiten eurer Mitarbeiter vorgenommen.

Bindet eure Mitarbeiter mit ein! 

Wenn ihr nicht bis zum Hals in einer Krise steckt, bietet es sich aber an, diese Matrix in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern zu erstellen. Dazu könnt ihr kleinere Personalgespräche einberufen. Managementcoach Henryk Lüderitz dazu:

„Normalerweise sollte jedes Ergebnis eines jeden Personalgesprächs so qualitativ hochwertig sein, dass man das Ergebnis in eine solche Liste eintragen kann“.

Ob ihr diese Bewertung nun alleine vornehmt, oder eure Mitarbeiter miteinbezieht: Wichtig ist, dass ihr am Ende eine Übersicht darüber habt, was jeder Mitarbeiter von euch in der Lage ist, zu leisten.

Erkenntnisse aus der ersten Übersicht 

In vielen Fällen erkennt man schon aus dieser ersten Bewertungsskala heraus, dass manche Aufgaben nicht gut verteilt sind. So merkt ihr an diesem Punkt bspw., dass nur 1-2  qualifizierte Mitarbeiter für das Einräumen der Ware zuständig sind, obwohl dies auch noch mehr Mitarbeiter tun könnten. 

Laut Henryk Lüderitz gilt es, bei den Verteilungen der Aufgaben wachsam zu sein: 

„Gerade an diesem Punkt könnten im operativen Geschäft bereits Unzufriedenheiten entstanden sein, die eine lange Kette von weiteren Problemen mit sich ziehen“.

Grundsätzlich ist das Problem meistens, dass gerade bei Ausfällen von Mitarbeitern, kein Ersatz da ist, der das zusätzliche Arbeitspensum ausreichend bearbeiten kann. 

Vergleichen und Optimieren 

In einer Krisensituation ist jetzt relativ schnell klar, was zu tun ist. Wie im letzten Artikel schon erklärt, solltet ihr eure Krisenherde möglichst konkret benennen können und vor allem zwischen dringlich und wichtig unterscheiden.

Aber was ist, wenn keine Notsituation vorliegt, sondern eher ein Optimierungsbedarf besteht? In diesem Fall fragt ihr euch: Wie viel Zeit nehmen die Aufgabenfelder jeweils in Anspruch? Wie oft sind die Kompetenzen euer Mitarbeiter gefragt?

Erstellt also wieder eine Liste, in der ihr notiert, wie viele Stunden z.B. die Bestellungen in Anspruch nehmen. An dieser Stelle solltet ihr als Vorgesetzte spätestens merken, in welche Bereiche noch mehr investiert werden muss. Ihr könnt also z.B. erkennen, wo ihr eure Mitarbeiter noch weiter fördern, oder ausbilden solltet. Vielleicht ist für eine Tätigkeit aber auch gar keine neue Vollzeitkraft nötig, sondern bspw. eine Aushilfe. Gleichzeitig sind auf diesem Wege generell Prozessoptimierungen möglich.

Die Erkenntnis des Ganzen kommt also immer aus den Fragen:

Welcher Mitarbeiter kann was?

Wie viel Zeit nehmen die Tätigkeiten in Anspruch?

Dies ist der Schlüssel zum erfolgreichen Teammanagement.

Erfolgreiches Teammanagement – eure Erfahrungen 

Wie sieht für euch erfolgreiches Teammanagement aus? Habt ihr Tipps, wie man die Aufgabenverteilung im Team noch effizienter gestalten kann? Schickt uns gerne eine Mail an redaktion@theyoungprofessional.de  , oder schreibt uns gleich hier unten in die Kommentare.

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