Krisenmanagement im Job - so verschaffst du dir einen Überblick!

Krisenmanagement zählt spätestens seit der Coronakrise zu den Kernkompetenzen in einer agilen »VUCA«-Welt. Wie souverän gehst du mit Krisen um? Hast du von Anfang an das Ruder fest in der Hand oder springst du von einem Feuer zum nächsten? Wenn Führungskräfte oder Projektleiter:innen in Krisensituationen hektisch und schlecht organisiert sind, sinkt auch die Leistung des Teams. Logisch, wenn keiner sagt, was zu tun ist oder für das Team nicht erreichbar ist.
Damit du in der aktuellen / nächsten Krise dein Team mit Klarheit und Struktur führen kannst, habe ich dir hier ein paar Tipps zusammengestellt. Wie immer gibt es auch die passende Podcastfolge und zwei Rabatt-Codes im Wert von insgesamt 300,-€ dazu!

Krisenmanagement beginnt mit Zurückhaltung

In einer Krisensituation prasselt vieles auf dich ein. Nicht nur an deinem Arbeitsplatz brennt es, vielleicht gibt es auch Probleme mit der ganzen Abteilung. Als Fach- oder Führungskraft gilt es daher, zuerst einen Blick auf die Gesamtsituation zu bekommen. Wird dieser Schritt ausgelassen, läufst du Gefahr, ohne einen Überblick im hektischen Geschehen unterzugehen. Starte also mit Zurückhaltung und orientiere dich an der Aussage "big picture before action!"

Ohne Überblick kein erfolgreiches Krisenmanagement

Damit du möglichst schnell einen Überblick bekommst, gilt es, die lokalisierten „Baustellen“ einmal abzugehen. So kannst du schauen, welche Problemherde momentan am stärksten brennen. Wichtig ist bei einem solchen Rundgang aber erstmal nur die Feststellung der Brandherde. Du solltest an dieser Stelle noch keine Ursachenforschung betreiben, oder gar in die Diskussion mit Mitarbeitern oder Kollegen gehen. Vergleiche deine Krisensituation mit einem Autounfall. Dort wird ein Einsatzleiter nicht (direkt) mit Beteiligten darüber diskutieren, ob sie nun ordnungsgemäß angeschnallt waren, oder eben nicht. Die einzigen Maßnahmen, die du sofort einleiten solltest, betreffen akute Gefahren.

Krisen als Herausforderung sehen!

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Sofortmaßnahmen gegen akute Gefahren 

Bleiben wir beim Beispiel eines Autounfalls. Dort verschafft sich der Einsatzleiter zuerst einen Überblick über die Lage. Gleichzeitig oder aber gleich danach wird er dafür sorgen, dass akute Gefahrenquellen beseitigt werden. Wie z.b. Gaffer, die auf der Fahrbahn herumstehen und die Anfahrt weiterer Rettungskräfte behindern.
In diesem Sinne gilt es auch für dich zu schauen, welche Maßnahmen du sofort einleiten musst, um eine Eskalation der Krise zu vermeiden.
Ein Beispiel aus meiner Zeit als Projektleiter: Eine Sofortmaßnahme ich einer stark eskalierten Situation war, zwei Mitarbeitern eine »Zwangspause« von 15 Minuten zu verordnen, weil sie sonst aufeinander losgegangen wären.

Prioritäten im Krisenmanagement

Nach dem Situation-Check und dem Einleiten erster Sofortmaßnahmen geht es nun um die Einschätzung der Lage. Dafür empfiehlt es sich, nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Das Kritische an Krisensituationen ist nämlich, dass alles dringend und wichtig wirkt. Daher empfehle ich dir, zuerst die Punkte von deiner Krisen To-do-Liste zu streichen, bei denen weder Mensch noch Geld in Gefahr sind.

Im nächsten Schritt suchst du nach den Baustellen, die zwar dringend sind, aber nicht so wichtig. Beispielsweise eine Information an andere Abteilungen / Kunden zu schreiben, dass sie (krisenbedingt) mit längeren Lieferzeiträumen rechnen müssen. Diese Aufgaben kannst du delegieren, wenn genug Ressourcen da sind und die wichtigen Probleme gelöst sind.

Der letzte Schritt besteht darin, die restlichen Aufgaben, die alle ziemlich wichtig sind, nach Dringlichkeit zu unterscheiden. Dabei hilft es, wenn du dich fragst, was auch »später« (z. B. morgen / in einer Woche) noch genauso schlimm ist, wie aktuell.

Umgang mit Prioritäten trainieren

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Ressourcen überprüfen 

Ein weiterer Punkt, der ebenfalls noch zum Überblick gehört, ist die Bestandsaufnahme bei deinen Ressourcen. Was steht dir zum Löschen der Brandherde zur Verfügung? In dieser Situation gilt es für Führungskräfte zu wissen, welcher Mitarbeiter, für welches Problem „eingesetzt“ werden kann.
Ganz konkret kannst du diesen Punkt auch schon mit dem nächsten Schritt verbinden.

Die Lagebesprechung in der Krise

Auch wenn es komisch klingt, aber erst in diesem Schritt startet deine Lagebesprechung zusammen mit deinem Team. Bis zu diesem Schritt bist du als Krisenmanager damit beschäftigt, dir einen Überblick über die Lage zu verschaffen.
In der Lagebesprechung empfiehlt sich dann folgender Ablauf:

• Die aktuelle Situation beschreiben

• Überblick über die einzelnen Probleme geben + Einschätzung der Prioritäten

• Ressourcen gemeinsam prüfen (Wer ist da? Wer kann noch aktiviert werden? Was brauchen wir noch?)

• Arbeitseinteilung und setzen von Zielen

Die Entwicklung beobachten

Nachdem sich das Team an die Arbeit macht, gilt es für dich als Führungskraft und Krisenmanager, die Situation und die Entwicklung im Auge zu behalten. Häufig sind Krisensituationen nämlich so dynamisch, dass du eine getroffene Einschätzung wieder revidieren musst, weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben. Auch wenn die Versuchung groß ist, direkt mitzuarbeiten, benötigt das Team weiterhin jemanden, der den Überblick behält.

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Krisenmanager müssen dienen können

Kommen wir zur Unterstützung deines Teams. Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, die Rahmenbedingungen für gute Arbeit zu schaffen. Frage dich bzw. dein Team also:
Hat jeder die notwendigen Hilfsmittel? Braucht jemand eine kurze Auszeit oder einen Rat? Als guter Krisenmanager ist es viel mehr deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dein Team fokussiert arbeiten kann und alles hat, was nötig ist.

Deine Krisenkompetenz stärken

Du merkst, ein erfolgreiches Krisenmanagement ist durchaus anspruchsvoll. Schnell kannst du im hektischen Alltag den Überblick verlieren oder durch eine schlechte Kommunikation dein Team demotivieren.
Damit du als Krisenmanager dein Team souverän durch das Chaos führen kannst, habe ich dir in meinem Online-Seminar die wichtigsten Tools und Methoden zusammengefasst.

Krisenmanagement - deine Erfahrungen! 

Die Coronakrise hat ganz Deutschland getroffen und jede(r) hat dabei privat oder beruflich seine guten / schlechten Erfahrungen damit gemacht. Welche Erfahrungen überwiegen bei dir dazu?

Ich freue mich über eine Nachricht oder Kontaktanfrage bei Xing oder LinkedIn und freue mich noch mehr, wenn du diesen Artikel mit deinem Netzwerk teilst!

Mit besten Grüßen
Henryk Lüderitz