Karrierekiller Zeit- und Selbstmanagement - warum du trotz viel Arbeit nicht befördert wirst

Du investierst viel Zeit in deine Arbeit, übernimmst zusätzliche Aufgaben und opferst für deinen Job sogar regelmäßig dein Privatleben? Dein Ziel: die nächste Beförderung. Doch leider gehst du mal wieder leer aus. Am schlimmsten ist jedoch, dass die dir vorgezogene Person viel weniger Leistung bringt. Pünktlicher Feierabend, weniger Meetings und nicht so viele Themen auf dem Tisch, wie bei dir. Eine Beförderung nur wegen eines besseren Zeit- und Selbstmanagement?
Was für eine schreiende Ungerechtigkeit!

Beenden wir dieses fiktive Praxisbeispiel, denn bestimmt fühlst du dich jetzt schon genug angesprochen, oder? Lass uns doch mal gemeinsam erkunden, warum die Formel: Zeit x Anstrengung = Beförderung, offensichtlich einen Fehler enthält.

Zeit- und Selbstmanagement als kritischer Karriere Skill

Da studierst du jahrelang, arbeitest dich durch unendlich viele Projekte & Sonderaufgaben, um dein Fachwissen weiter auszubauen und jetzt soll das alles nutzlos sein? Sagen wir es mal so: Es ist nicht völlig nutzlos. Dein Fachwissen ist die Basis für deinen beruflichen Erfolg.

„Im bildlichen Sinne kannst du dir dein Fachwissen wie ein Auto vorstellen, dass dich zu deinem Karriereziel befördern soll.“

Je mehr Fachwissen du hast, desto größer ist die Leistung deines Wagens. Gleichzeitig ist viel Leistung keine Garantie, dass du schneller ankommst. Bestimmt wurdest du schon mal von einem Porsche auf der Autobahn überholt und hast ihn eine Stunde später bei McDonald's wiedergesehen.
Wo und wie du mit deinem Auto fährst, ist dein Zeit- und Selbstmanagement. Ein Soft Skill im klassischen Sinne, weil du damit entscheidest, wie du dein Fachwissen einsetzt. Fokussiert und zielorientiert oder eher mit einer »Überall & Nirgends-Strategie«.

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Wen würdest du als Chef befördern?

Versetz dich doch mal in die Lage einer Führungskraft, die eine verantwortungsvolle Position zu besetzen hat. Wen würdest DU befördern, wenn zwei Personen zur Auswahl stehen: Spezialist:in vs. Organisationstalent? Vermutlich auch die Person, der du am ehesten zutraust, durch eine gute Organisation Ergebnisse zu erzielen. Experten, die in allen Themen stecken, nie »Nein« sagen und schlecht priorisieren können, gehen leer aus.

Führungskräfte, die selbst über ein gutes Zeit- und Selbstmanagement verfügen, wissen, dass es (gem. Pareto-Prinzip) eh nur auf 80 % des Ergebnisses ankommt. Diese 80 % wollen sie aber pünktlich geliefert bekommen. Was bringt einem Chef die Aussicht auf eine 100%-Lösung, die aber viel zu spät kommt? Richtig, nichts, außer viel Ärger.

Die schlimmsten Fehler in deinem Zeit- und Selbstmanagement

Dass ein Tag 24 Stunden hat, wirst du niemals ändern können. Wie du diese 24 Stunden nutzen möchtest, kannst du frei entscheiden. In der Praxis führt jedoch genau diese Freiheit dazu, dass sich Fehler in dein Zeit- und Selbstmanagement einschleichen. In meiner Zeit als Young Professional, als Führungskraft und aktuell als Business-Coach und Management-Trainer sind mir folgende Fehler selbst unterlaufen oder häufig begegnet:

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#1 Die falsche »Karriereformel«

Ein Klassiker bei den Fehlern im Zeit- und Selbstmanagement ist die Grundannahme, dass von den 24 Stunden des Tages möglichst viele der Arbeit gewidmet werden müssen. Frei nach dem Motto: »Viel hilft viel!«. Wie du am Praxisbeispiel oben schon gesehen hast, führt diese Formel jedoch nur sehr selten zum beruflichen Erfolg.

Wie es besser geht:
Auch wenn es hart klingt: Die meisten Unternehmen werden durch den Umsatz ihrer Produkte und Dienstzeitungen angetrieben. Nicht durch gut gemeinten Arbeitsaufwand, der sich nicht »verkaufen« lässt. Deshalb gilt als grundsätzliche Orientierung im Zeit- und Selbstmanagement auch, die Aufgaben im Blick zu behalten, die für das Unternehmen einen Mehrwert bieten, der sich monetär auszahlt.

Wenn das Unternehmen wächst, sind die idealen Bedingungen für deine Karriere. Erst recht, wenn das Wachstum mit deiner Leistung in Verbindung steht. Hinterfrage also aktiv, welche deiner Aufgaben welchen Mehrwert liefern. So findest du heraus, ob du an den richtigen Aufgaben arbeitest!

#2 Eine schlechte Unternehmenswahrnehmung

Ich weiß, es ist einfach gesagt, dass du dich auf die Aufgaben konzentrieren sollst, die dem Unternehmen einen Mehrwert liefern. Besonders in Bereichen, die weit vom Kunden entfernt sind, wie z. B. einer internen IT-Hotline, der Buchhaltung oder dem Facility-Management, ist es schwierig diesen Zusammenhang herzustellen. Trotzdem gibt es auch in diesen Bereichen Aufgaben mit viel oder wenig Kunden-Mehrwert.

Wie es besser geht:
Arbeite gezielt an deiner Wahrnehmung des gesamten Unternehmens. Besuche dafür beispielsweise andere Abteilungen oder die Bereiche, in denen direkter Kundenkontakt besteht. Je besser du verstehst, wie das Unternehmen funktioniert, desto mehr kundenrelevante Aufgaben wirst du entdecken können.

#3 Eine schlechte Selbstwahrnehmung

Ganz ähnlich zur Unternehmenswahrnehmung ist deine ganz persönliche Wahrnehmung. Damit ist gemeinst, dass du ein eigenes Gefühl für dein Zeit- und Selbstmanagement entwickeln musst. Wenn du dich und deine Fähigkeit, mit Zeit und Prioritäten umzugehen, nicht einschätzen kannst, arbeitest du mitten in einem blinden Fleck und wirst dich niemals verbessern können.

Wie es besser geht:
Mit der ganz einfachen (Skalierung) Frage: Wie zufrieden bist du aktuell mit dir und deinem Zeit- und Selbstmanagement? Gib dir selbst eine Zahl von 0= schlecht / 10= sehr gut. Danach kannst du erkunden, womit du aktuell zufrieden bist, was dich stört und warum. Mit dieser Basis bekommst du ein besseres Gefühl für dein Zeit- und Selbstmanagement und damit auch die Grundlage für eine persönliche Entwicklung.

Für Fortgeschrittene gilt es in diesem Schritt genau zu erkunden, wann bei dir ganz persönlich die beste Zeit für welche Arbeit ist. Wann ist beispielsweise dein »Konzentrations-Zeitfenster« und hast du dir dieses Zeitfenster gezielt in deine Woche geplant?

#4 Keine oder ungenaue Ziele

Stell dir mal folgende Situation vor: Wir stehen zusammen auf einem Feld und du sollst einen ca. 1 kg schweren Stein so weit werfen, wie du kannst. Nachdem du geworfen hast, sage ich dir: „Arghh... doch nicht in die Richtung!“. ;-)

Kommt dir das aus dem Unternehmen bekannt vor? In meinem Beispiel habe ich dir als »Führungskraft« ein sehr ungenau definiertes Ziel vorgegeben. Im Alltag brauchst du konkrete Ziele und Vorgaben, damit du weißt, wohin & wofür du deine Energie einsetzen sollst. Alle Vorgaben, wie z. B. „Kümmern sie sich bitte mal um das Angebot!“ sind so ungenau, dass du gar nicht weißt, wie ein gutes Ergebnis aussehen soll.

Wie es besser geht:
Hinterfrage deine Ziele mit der SMART-Methode. Zusätzlich kannst du auch hinterfragen, ob das Ziel einen Mehrwert für das Unternehmen und seine Kunden hat. Auch für deine ganz persönliche Entwicklung im Zeit- und Selbstmanagement kannst du Ziele nutzen, um dich Stück für Stück zu verbessern.

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#5 Keine persönliche Tages- und Wochenstruktur

Ebenfalls ein klassischer Fehler im Zeit- und Selbstmanagement: Ohne Struktur arbeiten. Du denkst jetzt „Ich habe doch eine Struktur: Meinen Kalender mit ganz vielen Aufgaben und Terminen!“
Bei der persönlichen Tages- und Wochenstruktur geht es nicht darum, Termine zu erfassen. Es geht darum, die eigenen Ziele und Arbeitsschwerpunkte zu berücksichtigen. Ganz konkret: Wann bist du am leistungsfähigsten und für welche Aufgaben nutzt du diese »High-Performance-Zeit«?

Wie es besser geht:
Erfolgreiche Menschen wissen genau, wann die beste Zeit für bestimmte Aufgaben ist und gestalten ihren Tages- und Wochenablauf entsprechend. Versuche für dich mal herauszufinden, welche deiner Aufgaben z. B. eher in den Vormittag gehören, weil du dich dort noch gut konzentrieren kannst. Du darfst dazu gerne mit „deiner ganz persönlichen Tages- und Wochenstruktur“ experimentieren. Hast du eine gute Kombination gefunden, verankere sie direkt in deinem Kalender. Das geht nicht, weil Chef:in, Team, Kunden etc. dafür keinen Platz lassen? Dann ist der nächste Hinweis für dich sehr interessant!

#6 Der Perfektionismus

Besonders mit einem SMART definierten Ziel steht ganz klar fest, WAS du liefern musst. Die 100%-Marke steht. In der Praxis ist jetzt die Frage, ob es wirklich immer die exakten 100 % sein müssen. So kann es nämlich passieren, dass bereits nach 2–3 Stunden 80 % vom Ergebnis erreicht hast, für die letzten 20 % aber noch 2–3 Tage brauchst. Manchmal ist es sogar so, dass du das Ergebnis sogar »verschlimmbesserst«. Mir ist das bei Präsentationen oft passiert. Nachdem der erste Entwurf sehr gut war, habe ich immer mehr Folien und Informationen reingepackt und dabei sämtliche Struktur zerstört.

Wie es besser geht:
Ich weiß, 100 % klingen interessant, weil es einfach so perfekt ist und ALLES RICHTIG ist. Trotzdem empfehle ich dir, mit deinem Kunden / Chef bei einem SMART-Ziel auch eine 80%-Marke zu definieren. Frage dafür nach, was die absolut notwendigen Dinge sind und zu wann sie fertig sein sollen. So teilst du die Arbeit in zwei Arbeitspakete. Das Basis-Paket enthält die 80 % und danach kannst du optional noch am Perfektion-Paket arbeiten, in dem die restlichen 20 % enthalten sind.

#7 Eine devot-passive Haltung

„Eigentlich müsste ich am Vormittag... ABER!“ Diese Aussage höre ich im Coaching oder Seminar häufig, wenn es darum geht, eine persönliche Tages- oder Wochenstruktur umzusetzen. Es scheint viele externe Faktoren zu geben, die einfach keinen Spielraum für eigene Entscheidungen lassen. So bleibt es in der Praxis häufig bei dem aktuellen Chaos im Zeit- und Selbstmanagement. Diese devot-passive Haltung ist jahrelang antrainiert. Trotzdem gibt es Wege aus der Passivitäts-Falle.

Wie es besser geht:
Wenn ich im Coaching dem Zögern auf den Grund gehe und die Gründe erforsche, WARUM eine Änderung im Tagesablauf nicht möglich ist, werden häufig die erwarteten Reaktionen von Kunden, Chefs, etc. angeführt. Wirklich ausprobiert wird das aber selten. Ich habe hingegen die Erfahrung gemacht, dass:
1. Eine Änderung mit einer höflichen Frage schon möglich ist (Ist es OK für Sie, wenn wir den Termin X auf 14.00h verschieben?)
2. Spätestens mit einer kurzen Erklärung funktioniert. (So kann ich mich am Vormittag auf die Auswertungen für das Meeting AB konzentrieren)

#8 Kein Training für den »Zeit- und Selbstmanagement-Muskel«

Ja, es klingt lustig, ist aber durchaus realistisch. Du kannst dir deine Soft Skills wie Muskeln vorstellen. Ohne ein gezieltes Trainingsprogramm werden sie sich niemals entwickeln oder verkümmern schnell.
Deshalb habe ich dir in meinem Seminar »Get things done - Die Kunst des Zeit- und Selbstmanagement« die wichtigsten Methoden für deine persönliche Entwicklung zusammengefasst.

Mit dem Seminar wirst du in der Lage sein, deinen Tagesablauf so zu optimieren, dass du mit vollem Fokus an den wichtigen Aufgaben arbeiten kannst. Damit schaffst du die perfekte Grundlage für deine nächste Beförderung.

Damit dir der Einstieg leichter fällt, kannst du den Rabatt-Code ZEIT200 nutzen und dir eine 200,-€ Gutschrift auf den Seminarpreis sichern.

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Ja, richtig, hier kannst du jetzt ein Mini-Coaching starten, was ich mit vielen Kunden auch mache. Bist du bereit? Dann beantworte doch mal folgende Frage:
Wie schätzt du dein Zeit- und Selbstmanagement mit der Skalierungsfrage (siehe oben) ein? Wenn du eine Zahl gefunden hast, stell dir die nächste Frage: Was muss ich tun, um auf der Skala einen Schritt näher an die 10 zu kommen?
Viele meiner Kunden haben mit dieser Frage bereits erste Ideen zur Verbesserung gefunden.

Wenn du noch mehr aus deinem Zeit- und Selbstmanagement herausholen möchtest, sprich mich gerne an und schreib mir eine Nachricht oder Kontaktanfrage bei Xing oder LinkedIn und ich freue mich sehr, wenn du diesen Artikel mit deinem Netzwerk teilst!

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Henryk Lüderitz