Produktivitätskiller - mit diesen 6 Schritten wirst du sie los

Viele Young Professionals steigen innerhalb ihres Teams zum/zur Teamleiter:in auf. Vorher haben sie mitgearbeitet – jetzt müssen sie koordinieren. Neben der Führung der Mitarbeiter:innen geht es aber vor allem darum, die eigenen Fachaufgaben zu erledigen. Es gilt also, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und hoch konzentriert zu arbeiten. Wären da nicht immer wieder diese Produktivitätskiller … Wie du die Produktivitätskiller am besten beseitigst, erkläre ich dir hier.

Gutes Zeitmanagement beginnt mit einer Analyse

Wenn viel Zeit für fachliche Dinge draufgeht, bleibt am Ende wenig Raum für Führungsaufgaben. Gerade wenn man sich als junge:r Chef:in beweisen muss, seinen Führungsstil finden will etc., ist das natürlich absolut kontraproduktiv. Bevor man sich aber eine Aufgabenliste erstellen kann, Pläne schmiedet und Prioritäten setzt, muss man sich mit folgender Frage beschäftigen: An welchen Stellen geht Zeit wirklich verloren, ohne dass ich es merke?

Produktivitätskiller finden 

Frage dich: Wie viel Zeit verbringst du in Meetings, auf Social Media, bist mit E-Mails beschäftigt oder recherchierst? Meistens verbringt man mehr Zeit mit „unnötigen“ Dingen, als man glaubt. Unterscheide dabei aber gleichzeitig:
- Welche Tätigkeiten sind jobrelevant?
- Was hat nichts mit deinem Job zu tun?
Um die »Killer« letztlich zu finden und zu bekämpfen, habe ich dir hier sechs Schritte zusammengestellt, wie du konkret vorgehen kannst.

#1: Schreibe 5 potenzielle Produktivitätskiller auf ein Blatt Papier

Zu den häufigsten Zeitfressern zählen E-Mails, Meetings, Telefonate, Social Media und Onlineshopping. Es können, je nach Job, auch andere Dinge hinzukommen, wie z. B.: Updates installieren, Gespräche mit Kollegen:innen, lange Wege im Büro, etc. Erfahrungsgemäß hast du selbst schon ein ganz gutes Bauchgefühl für die schlimmsten zusätzlichen Zeitfresser.

#2: Zeitfresser täglich im Blick behalten

Im nächsten Schritt notierst du täglich, wann du einer Produktivitätskiller-Tätigkeit nachgegangen bist und wie viel Zeit dafür »geopfert« wurde. In der Praxis hat sich bewährt, auf einem Papier oder in einer XLS-Tabelle ganz grob die Minuten zu notieren. Alternativ kannst du auch am Ende jeder vollen Stunde kurz rekapitulieren, was du gemacht hast und die Zeiten notieren. Du musst dabei nicht päpstlicher sein, als der Papst. Es gilt, einen Überblick zu bekommen, in welchem Bereich die größten Zeitfresser versteckt sind.

#3: Wochenbilanz und Schwerpunkte setzen

Am Ende der Woche zählst du die Stunden zusammen und kommst so automatisch zu einer Priorisierung bei deinen Zeitfressern. Lass dich nicht entmutigen, wenn du jetzt realisierst, wie viel Zeit in vermeintlich unnützen Tätigkeiten steckt. Sieh dieses Ergebnis als Startbilanz für deine Verbesserung im Zeitmanagement. Nach 2–3 Wochen wirst du feststellen, dass du schon viel weniger Zeit verschwendest.

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#4: Verändere deine Umgebung und Gewohnheiten

Die erste und einfachste Möglichkeit im Kampf gegen die Zeitfresser ist das Verändern von Gewohnheiten. Zeitfresser haben sich zu so festen Routinen in unseren Alltag integriert, dass es schwierig ist, sich im ersten Schritt vollständig von Ihnen zu trennen. Außerdem ist das in der Praxis auch nicht immer möglich. Du wirst kaum vollständig auf das Lesen von E-Mails verzichten können.

Versuche bei der Gewohnheitsänderung gleichzeitig eine Fokussierung auf eine einzelne Aufgabe zu erreichen.
Ein Praxisbeispiel: Du beantwortest E-Mails immer sofort. Deshalb empfindest du sie besonders dann als Zeitfresser, wenn du gerade konzentriert an einem Angebot arbeitest. Du kannst jetzt dein E-Mail-Verhalten dahin gehend ändern, dass du z. B. 3–4 Mal täglich für 30 Minuten deine Mails liest und beantwortest. Danach schließt du das E-Mail-Programm und konzentrierst dich auf andere Tätigkeiten.

#5: Mit den Kollegen sprechen

Wenn du deine Gewohnheiten änderst, um Zeitfresser zu eliminieren, solltest du mit deinen Kollegen:innen und Vorgesetzten darüber sprechen. Dadurch verhinderst du Irritationen. Dein:e Vorgesetzte:r ist sonst möglicherweise verwirrt, wenn du etwas später auf deine E-Mails reagierst. Erkläre deine Maßnahmen und warum du sie umsetzen möchtest. In der Praxis führen diese Gespräche mit den eigenen Führungskräften und dem Team manchmal sogar dazu, dass deine Ideen auch von anderen übernommen werden. Du kannst damit also sogar positive Impulse setzen und glänzen, in dem du zeigst, dass du an dir und deiner Produktivität arbeitest.

#6: Zeitfenster für Produktivitätskiller

Ein weiterer Schritt im Kampf gegen Produktivitätskiller ist das langsame Reduzieren. Dafür erstellst du dir tägliche Zeitfenster und ein festes Zeitbudget für deine Produktivitätskiller. Diese Maßnahme ist besonders bei Ablenkungen durch Social Media sinnvoll.

Der FOMO-Effekt führt nämlich dazu, dass du relativ unkontrolliert (und sehr häufig) deine Social-Media-Kanäle checkst. Beginne mit dem Wert, den du in der Startbilanz (2. Schritt) erfasst und ziehe 10 % von diesem Zeitbudget ab. Hast du das neue Zeitbudget eine Woche eingehalten, kannst du es weiter reduzieren. So »entwöhnst« du dich langsam von deinen liebgewonnenen Produktivitätskillern.

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Produktivitätskiller – deine Erfahrungen!

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Mit besten Grüßen
Henryk Lüderitz