Diese 4 kleinen Veränderungen machen dich sofort produktiver

Kennst du das Gefühl, dass du den ganzen Tag von Aufgabe zu Aufgabe springst und am Ende des viel zu langen Tages deine To-do-Liste noch immer rappelvoll ist? Mit dieser Situation bist du nicht allein. In einer Umfrage bei meinen Seminarteilnehmern geben knapp 90 % an, dass sie am Ende des Tages das Gefühl haben, nichts oder nicht genug geschafft zu haben. Mit diesem Gefühl in den Feierabend zu gehen, ist wirklich blöd. Deshalb habe zeige ich dir hier 4 Schritte, die du einfach umsetzen kannst und die dich sofort viel produktiver machen.

Produktive Arbeit beginnt mit Überblick und Struktur

In den Coachings mit Kunden oder im Seminar höre ich häufig die Aussage: „Am Ende des Tages habe ich das Gefühl, nichts geschafft zu haben!“. Das ist natürlich eine sehr subjektive Wahrnehmung, der ich mit folgenden Fragen auf den Grund gehe, die du für dich auch mal beantworten kannst:
- Woran machst du dieses Gefühl fest? (Was genau gibt dir das Gefühl? Z. B. der volle Schreibtisch?)
- Was hast du denn überhaupt geschafft? (Was hast du den Tag über konkret gemacht?)
- Was ist denn noch explizit offen, wie wichtig ist es und zu wann muss es fertig sein?

Besonders bei den letzten zwei Fragen blicke ich regelmäßig in ratlose Gesichter. Gleichzeitig merken die Seminarteilnehmer:innen oder Coaching-Kunden, dass ihnen ein Überblick über die Aufgaben und eine Struktur zur Bearbeitung fehlt.

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Was ist überhaupt Produktivität?

Wenn du deine Produktivität steigern möchtest, musst du wissen, WAS das wichtigste Produkt deiner Arbeit ist. Klingt komisch, ist aber enorm wichtig, damit du dich auf die richtigen Aufgaben konzentrieren kannst. Wenn du beispielsweise im Marketing für die Texte von Anzeigen zuständig bist, gilt es für dich Texte zu produzieren. Wenn du stattdessen einen ganzen Tag die Produktbeschreibung neu schreibst, hast du zwar etwas gemacht, nur leider nicht das, wofür zu eigentlich bezahlt wirst. Ganz hart gesagt hast du das falsche Produkt erstellt und die eigentliche Arbeit ist liegengeblieben.

1. Schritt zu mehr Produktivität: Realistische Ziele setzen

Wenn du für dich herausgefunden hast, was die wichtigen Produkte deines Jobs sind, gilt es jetzt realistische Ziele für die Woche und jeden Tag zu setzen. Bleiben wir beim Beispiel der Anzeigentexte. Frag dich selbst, wie viele Anzeigen du schaffen kannst, wenn du jeden Tag 50 % deiner Zeit fürs Schreiben einsetzen kannst.

Ja, richtig! Du planst erst mal nur mit 50 % deiner Arbeitszeit. Die Realität im Arbeitsleben zeigt nämlich, dass die restlichen 50 % von Besprechungen, Telefonaten und E-Mails aufgefressen werden. Plane dir am besten 3–4 Zeitblöcke (von jeweils 45–60 Minuten) pro Tag ein, die du nur für die Arbeit an deinem Tagesziel nutzen wirst.

An dieser Stelle wird häufig der Fehler begangen, entweder gar nicht zu planen oder viel zu hohe Ziele zu setzen. Beides führt dazu, dass du am Abend mit deiner Leistung unzufrieden bist. Egal, wie viel du bis dahin geschafft hast.

2. Schritt zu mehr Produktivität: Eigene Ablenkungen vermeiden

Hast du dir Wochen- und Tagesziele gesteckt, musst du jetzt nur noch konzentriert arbeiten. Leicht gesagt, oder? Im Alltag taucht spätestens jetzt das nächste Problem auf: ständige Ablenkungen.
Damit du in deinen gesteckten »Arbeitsblöcken« konzentriert bleibst, musst du für diesen Zeitraum alle möglichen Ablenkungen vermeiden. Zwei übliche Ablenkungen, über die du ganz allein entscheiden kannst, sind E-Mails und Anrufe.

Schalte also innerhalb deiner Arbeitsblöcke das E-Mail-Programm aus und leite die Anrufe für diese Zeit auf deine Mailbox um. Für alle, die jetzt denken: Oh mein Gott, das kann, / darf ich nicht machen! Doch, du kannst das machen, weil du:
1. In dieser Zeit an deinem eigentlichen Job arbeitest und total produktiv bist.
2. Du innerhalb von höchstens 60 Minuten zurückrufen oder auf die eingegangenen E-Mails reagieren wirst.

Sind Ablenkungen denn überhaupt schlimm?

Im Seminar kommt bei meinen Teilnehmern immer wieder die Frage auf, ob diese »kleinen« Ablenkungen wirklich so schlimm sind. Immerhin sind E-Mails oder Anrufe ja auch in wenigen Sekunden erledigt. Das stimmt.
Allerdings wirst du damit auch aus deinem vorherigen Arbeitsvorgang herausgerissen. Nach dem Telefonat oder der E-Mail musst du dich erst wieder einarbeiten. Und genau dieser Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben kostet dich jedes Mal ein paar Sekunden deiner wertvollen Arbeitszeit.

Du glaubst, dass das bei dir anders / nicht so schlimm ist? Dann lade ich dich zu diesem kostenlosen "Multi-Tasking-Test" ein. Dort kannst du ganz einfach herausfinden, wie gut du als Multitasker:in wirklich bist!

3. Schritt zu mehr Produktivität: Fremde Ablenkungen vermeiden

Hast du die Ablenkungen in den Griff bekommen, die du selbst verursachst, stehen als nächstes Ablenkungen von außen an. Damit sind hauptsächlich Kollegen:innen gemeint, die unangemeldet im Büro stehen und dringende (selten wichtige) Fragen haben. Durch diese ungebetenen Besuche wird dir deine ohnehin schon sehr knappe »netto«-Arbeitszeit von 50 % geklaut. Besonders blöd ist, dass du das Lösen von fremden Problemen oder beantworten von Fragen am Ende des Tages nicht als Produktivität wahrnehmen wirst.

Selbstverständlich sollst du dich jetzt nicht total isolieren und deine Teamfähigkeit herunterfahren. Der Weg, den viele meiner Kunden nutzen, basiert auf meiner Erfahrung, dass es sinnvoll ist, die Anfragen von außen ebenfalls in einem Zeitfenster zu bündeln. Ich habe also mit meinen Kollegen:innen darüber gesprochen, dass ich mir für meine Arbeit X Arbeits-Blöcke pro Tag reserviere und dazwischen gerne für Fragen oder ad hoc-Besprechungen zur Verfügung stehe.

Nie wieder Stress & Chaos im Joballtag!

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4. Schritt zu mehr Produktivität: Selbstreflexion und Training

Im letzten Schritt geht es darum, deine Erfolge zu erhalten und weiter auszubauen. Dafür empfehle ich dir am Ende jeder Woche eine kurze Selbstreflexion zu deinem Zeit- und Selbstmanagement vorzunehmen. Frag dich regelmäßig, was dir leichtgefallen ist und wo du eventuell sogar noch einen Schritt weitergehen kannst. Gleichzeitig musst du auch hinterfragen, wenn etwas nicht geklappt hat, woran es liegen könnte.

Im Zeit- und Selbstmanagement gibt es viele unterschiedliche Ansätze und Methoden. Du kannst also auch gerne experimentieren und die Methode finde, die bei dir die größte Wirkung hat. In meinem Seminar bekommst du von mir in über 40 Videolektionen und zahlreichen Arbeitsblättern alle Methoden, die sich bei meinen Kunden und mir in der Praxis bewährt haben.

Was machst du, um produktiv und konzentriert arbeiten zu können?

Bestimmt hast du auch schon positive und negative Erfahrungen gesammelt. Was macht dich produktiv und was stört dich dabei konzentriert arbeiten zu können?

Schreib mir dazu gerne eine Nachricht oder schick mir eine Kontaktanfrage bei Xing / LinkedIn.
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Mit besten Grüßen
Henryk Lüderitz