Ein Meeting leiten wie ein Profi!

Meetings sind eine Belastungsprobe für Young Professionals und junge Führungskräfte. An der Art und Weise, wie ein Meeting vorbereitet und geleitet wird, lässt sich recht deutlich erkennen, ob hier ein Profi oder ein blutiger Anfänger am Werke ist. Damit du die Arbeit eines Profis ablieferst, habe ich dir hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst, damit du das nächste Meeting leiten kannst!

Gute Vorbereitung ist alles - ein Meeting leiten

Im Beitrag "Im Meeting zeigt sich...", habe ich schon die wichtigsten Punkte zur professionellen Vorbereitung eines Meetings erklärt. Der Artikel hat enorm viel positives Feedback bekommen, was mir zeigt, dass wir damit einen Nerv getroffen haben. Trotz einer guten Vorbereitung ist die Leitung eines Meetings eine anspruchsvolle Aufgabe. Fangen wir also direkt an!

#1 Vorbildfunktion des Leiters

Es mag selbstverständlich klingen, dass man als Einladender und Meetingleiter:in pünktlich und gut vorbereitet zu seinem eigenen Meeting erscheint. In der Praxis habe ich aber oft das Gegenteil erlebt. Wer den Termin seines eigenen Meetings verpasst, kann die Veranstaltung auch gleich mit den Worten: „Hallo, ich habe nichts im Griff!“ beginnen. Besser ist ein pünktliches Erscheinen, verbunden mit einem kurzen Technik-Check. Ist alles bereit, wirkt eine freundliche und entspannte Begrüßung jedes ankommenden Teilnehmers sich positiv auf die Vorbildfunktion des Gastgebers aus. Denn so sollten sich gute Meetingleiter:innen sehen: Als Gastgeber:in, der/die sich auf die Teilnehmer:innen freut und für sie (wertschätzend) schon alles vorbereitet hat.

#2 Ein Meeting leiten – immer mit Blick auf die Agenda!

Bleiben wir beim Thema Wertschätzung. Diese beginnt mit dem sorgsamen Umgang mit der Zeit der Teilnehmer:innen. Deshalb gibt es ja auch eine Agenda, damit jeder weiß, wofür er/sie da ist und welcher Input abzuliefern ist. Damit die Zeit der Teilnehmer:innen im Meeting ebenso sorgsam behandelt wird, empfiehlt es sich für gute Meetingleiter:innen, auf die Einhaltung des Agenda-Timings zu achten. Die besten Erfahrungen habe ich damit gemacht, vor jedem Punkt nochmal kurz darauf hinzuweisen, wie lange wir uns dafür Zeit nehmen können. In der Regel akzeptieren die Teilnehmer:innen diesen Hinweis wortlos und geben damit (erneut) ihr Einverständnis zur Agenda.

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#3 Vielredner souverän und würdevoll stoppen

Trotz allem Commitment gibt es immer wieder Teilnehmer:innen oder Themen, die über die Planung hinausgehen. Im Verhältnis Rededauer zum Ergebniswert habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den meisten Fällen bei ca. 5–10 Minuten der »Grenznutzen« eines Themas langsam negativ wird. So wie das zehnte Bier eben auch zur Magenverstimmung führen kann, sollte ein:e gute:r Meetingleiter:in dafür sorgen, dass auch gute Gedanken nicht zu episch ausgebreitet werden. Die Gefahr ist groß, dass ein Meeting in diesem Fall zerredet wird.

Deshalb empfehle ich bei ca. 5–6 Monolog-Minuten einzugreifen. Der/die Dauerredner:in lässt sich am einfachsten unterbrechen, wenn man das Gefühl vermittelt, ihn oder sie verstanden zu haben. Das habe ich gerne damit zum Ausdruck gebracht, dass ich seine bisherigen Ausführungen in 1–2 Sätzen kurz zusammengefasst habe. Anschließend frage ich die Teilnehmer, ob wir das so festhalten und zum nächsten Punkt übergehen können. Selbst wenn danach noch kurzer Ergänzungen kommen, ist damit der größte Redeschwall gebändigt.

#4 Moderationsmethoden beherrschen

Gleichzeitig gibt es in Meetings auch Experten, die sehr zurückhaltend mit ihrem Wissen umgehen und sich kaum einbringen. Für diese Teilnehmer:innen müssen die Profis unter den Meetingleitern tief in die Trickkiste greifen. Denn auch direkte Ansprachen oder Fragen führen bei diesen Menschen meist nur zum Einsatz der Opossum-Strategie – sie stellen sich tot ;-). Besser funktioniert es meiner Erfahrung nach mit den klassischen Moderationskarten, die jeder Teilnehmer mit einer bestimmten Frage beschriften kann. So kann mehr oder weniger anonym, z. B. ein Brainstorming, in Gang gesetzt oder eine Mindmap erstellt werden, auf der sich dann auch die Sichtweisen der zurückhaltenden Teilnehmer:innen wiederfinden. Ein Meeting zu leiten, erfordert also immer auch ein gewisses Maß an Empathie.

#5 Verbindlichkeit und Zusammenfassung

Auch am Ende eines Meetings zeigt sich, wer Profi und wer Anfänger:in ist. Zu gerne werden Meetings nämlich mit warmen Worten und leeren Versprechungen beendet, ohne Ross und Reiter zu benennen. Der Profi fast jeden Agendapunkt nochmal kurz zusammen und hält fest, wer welche Aufgaben bis wann erledigen wird. Am Ende eines Meetings empfehle ich das erneute Durchgehen dieser To-do-Liste, damit keiner der besprochenen Punkte untergeht. Immerhin soll mit dem Meeting ja etwas bewegt und nicht nur »besprochen« werden. Von Besprechungen alleine lassen sich höchstens Warzen beeindrucken ;-).

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Ein Meeting leiten - deine Erfahrungen!

Und, was ist dir schon an schlechten oder sehr guten Besprechungen begegnet? Ich freue mich über deine Rückmeldungen, Ideen, Fragen oder Vorschläge zu diesem Thema.
Mit besten Grüßen
Henryk