5 Tipps für mehr Produktivität

In meinen Seminaren bekomme ich oft mit, dass meine Teilnehmer:innen im Zeit- und Selbstmanagement an ihre Grenzen kommen. Das merken sie daran, dass die Schreibtische oder E-Mail-Postfächer überfüllt sind und es kaum noch möglich ist, den Überblick zu behalten. Deswegen gebe dir hier 5 Tipps an die Hand, wie du dich besser strukturieren kannst, um produktiver zu werden.

#1. Verschaffe dir einen Überblick

Bestimmt kennst du die gute alte To-do-Liste. Für ein perfektes Zeitmanagement ist es unbedingt notwendig, dass du dir eine solche Liste zulegst. Ich weiß, das ist ein alter Hut und eventuell auch ein bisschen spießig, aber nur so kannst du dich selbst am besten organisieren. Du überlässt die Woche nicht wie gewohnt dem Zufall, sondern planst sie aktiv.

Schreibe einfach alle Aufgaben, die in dieser Woche anfallen, in eine Liste. Das kann entweder die klassische Papierliste sein oder eine Excelliste oder per App (z. B. „todoist“, „wunderlist“, „Microsoft to do“). Das ist ganz dir überlassen – je nachdem, welcher Typ du bist. 

#2. Aufgaben streichen!

Du hast jetzt vermutlich 10 bis 15 Punkte auf deiner Liste stehen; das ist eine ganze Menge. Grundsätzlich kannst du davon 2–3 Punkte direkt wieder streichen kann. Ja, du hast richtig gelesen. Streichen! Psychologisch gesehen ist diese Taktik sehr sinnvoll, denn jetzt hast du nur noch 12 Punkte auf deiner Liste stehen und nicht mehr 15. Das macht für dein Gehirn schon einen gewaltigen Unterschied ;-). Und es denkt sich: Super, nur noch 12 Punkte abzuarbeiten!

Aussortieren kannst du alle Aufgaben, die nicht ganz so wichtig sind oder die um ein paar Wochen verschoben werden können. Z.b. „Schreibtisch aufräumen“ oder „Posteingang sortieren“.

Achte aber darauf, dass du Aufgaben, die mit deinem Team zusammenhängen, nicht einfach kommentarlos streichst. Denn deine Teammitglieder verlassen sich auf dich als Führungskraft und es wäre unfair, wenn du das Zoom-Meeting mit Frau Meier einfach canceln würdest, ohne ihr Bescheid zu sagen.

#3. Aufgaben analysieren

Um dich und deine Produktivität selbst optimal zu organisieren, empfehle ich dir, deine To-do-Liste zu analysieren. Welche Aufgabe gehört in welche Kategorie?

- Gehört sie in die Schublade der Kreativarbeit? (z. B. nach Lösungswegen suchen)
- Oder eher in die Kategorie der Konzentrationsarbeit? (z. B. Kalkulationen, Angebote erstellen)
- Oder sind es Kommunikationsaufgaben? (z. B. Telefonate führen, Rücksprachen und Meetings halten).

Überlege dir jetzt, welche deiner Aufgaben in die Kreativarbeit fließen. Oder welche Projekte du als Konzentrationsarbeit abspeicherst. Wenn du diese Platzierung erledigt hast, kommt Schritt 4. 

#4. Fokusarbeitszeiten für dich reservieren!

Plane ca. 1,5 Stunden an Fokus-Zeit pro Woche für dich ein! Dieser Zeitraum ist nur für dich reserviert. Während dieser Zeitspanne bleibt deine Bürotür geschlossen und du bist für niemanden ansprechbar. 

In diesen Stunden kannst du dich zu 100 % auf deine priorisierte To-do-Liste konzentrieren und sie Stück für Stück abarbeiten. Nimm dir anfangs aber nicht zu viel auf einmal vor. Plane am besten pro Tag 30 Minuten ein. Z.b. kannst du montags 30 Minuten für Konzentrationsarbeiten nehmen. Montags ist der Kopf noch frisch, da fallen dir solche Arbeiten leichter.

Mittwochs nimmst du dir dann weitere 30 Minuten für deine Kreativarbeit. Und freitags kommt noch mal eine halbe Stunde dazu, um dich der Kommunikationsarbeit zu widmen. Freitags sind die meisten Ansprechpartner:innen gut gelaunt, denn das Wochenende naht. Es ist viel angenehmer, freitags zu telefonieren als beispielsweise montags, wenn das Wochenende noch zu weit entfernt ist.

#5. Feintuning

Beim Feintuning kommt es darauf an, deine Fokuszeit zu optimieren, also herauszufinden, wann du am besten welchen Fokus planst. Auf Mittwochmittag zwischen 13 Uhr und 13.30h deine Konzentrationsarbeit zu legen, ist beispielsweise keine gute Idee. In der Zeit befindest du dich im Bratwurstkoma. Du bist alles andere als aktiv, sondern eher etwas schläfrig. Ein Nickerchen wäre jetzt genau das Richtige. In der Mittagszeit raubt dir dein Mittagessen Energie, weil dein Körper jetzt eher mit der Verdauung beschäftigt ist. Konzentration ist hier Fehlanzeige. Plane stattdessen deine Konzentrationsaufgaben für die frühen Morgenstunden ein. 

Die Mittagstermine kannst du besser für deine Kommunikationsarbeit einplanen. Erledige beispielsweise deine Telefonate und laufe währenddessen ein paar Schritte im Büro auf und ab. Das fördert die Verdauung und du wirst schneller wieder aktiv.

Es ist eine Frage der Zeit, wann du mit deiner Fokus-Arbeit gut eingerichtet bist. Vielleicht brauchst du am Anfang auch mehr Zeit als die vorgeschlagenen 1,5 Stunden. Durch Experimentieren und Anpassungen wirst du nach kurzer Zeit jedoch dein persönliches Optimum gefunden haben.

Und, bist du produktiver geworden?

Setze dich alle 2 bis 3 Wochen hin und reflektiere über deine Fokus-Arbeit. Was läuft gut, was klappt bisher gar nicht? Wie viel produktiver bin ich überhaupt durch diese Fokusarbeit? Welchen Arbeitsablauf sollte ich anpassen?

Wenn du besonders gewissenhaft bist, dann machst du deinen Wochenabschluss jeden Freitag. So kannst du unmittelbar sehen, wie sich deine To-do-Liste auf deine Produktivität ausgewirkt hat. Deine neuen Erkenntnisse kannst du anschließend mit in deine neue Wochenplanung nehmen. 

Auf lange Sicht kannst du so eine hohe Qualität in deinem Zeitmanagement sicherstellen.

Wenn dir das nicht weit genug geht, empfehle ich dir mein Online-Seminar "Get things done"! Dass du hier sogar mit einem Rabatt von über € 200,- starten kannst.

Deine eigenen Erfahrungen...

Wie sind deine eigenen Erfahrungen zum Thema Selbstmanagement? Kennst du eine weitere Kategorie der Aufgabenanalyse, mit der du arbeitest?

Schreib mir gerne in die Kommentare, welche Methoden du für mehr Produktivität einsetzt. Ich bin gespannt, von dir zu hören.

Beste Grüße
Dein Henryk