Die sechs schlimmsten Fehler bei Meetings!

Hast du auch schon mal in Meetings gesessen und dich gefragt: „Warum zur Hölle bin ich eigentlich hier?“ Wir alle haben das wahrscheinlich schon mal erlebt! Meetings können entweder super produktiv und inspirierend sein oder aber zum Gähnen langweilig und frustrierend. 

Um Letzteres zu vermeiden, habe ich hier die sechs schlimmsten Fehler bei Meetings für dich zusammengestellt – vielleicht erkennst du dich ja hier wieder?

#1 Du hast keine Agenda!

Ein Meeting ohne Agenda ist wie ein Blindflug: Keiner weiß, wohin die Reise gehen soll, warum so viele Personen zum Meeting eingeladen wurden, worum es eigentlich inhaltlich geht und wie lange man nun gelangweilt in seinem Stuhl sitzen muss. Ein Meeting ohne eine Agenda kann nur im Chaos enden.

Eine klare Agenda ist somit das A und O, um das Meeting strukturiert und zielgerichtet ablaufen zu lassen. Bist du der/die Moderator:in für das Meeting, dann setze dich bitte spätestens einen Tag vorher hin und erarbeite ein Konzept: Was ist der Zweck des Meetings und welche Themen müssen unbedingt besprochen werden? 

Kalkuliere auch unbedingt die Zeit mit ein, die das Meeting einnehmen wird und informiere deine Teilnehmer:innen vorher darüber. Warum? Ganz einfach, damit jede:r weiß, wie viel Zeit man sich in seinem eigenen Kalender blockieren soll.

#2 Du hast halb Europa eingeladen

Je mehr Leute, desto besser, oder? Falsch! Überladene Meetings sind meistens ineffektiv und zeitraubend. Lade nur die Personen ein, die wirklich etwas zu deiner Agenda beitragen können und sollen.

#3 Du hast langweilige Meetingformate!

Wer sagt, dass Meetings immer nur aus endlosen Monologen bestehen müssen? Es gibt so viele kreative und interaktive Formate, um ein Meeting zu gestalten, das Ganze auflockern und den Teilnehmern mehr Spaß machen können.

Recherchiere also mal im Internet, wie du dein Meeting demnächst lockerer gestalten kannst. Jede Wette, dass bald Kollegen gerne zu deinen Meetings kommen und ihr gemeinsam deine Agenda spielerisch umsetzen könnt.

#4 Keine Rollenverteilung während der Besprechung

Jede:r redet durcheinander und am Ende habt ihr nichts erreicht? Eine klare Rollenverteilung können Wunder wirken. Z. B. ein:e Moderatorin, die das Gespräch leitet und ein Zeitwächter, der auf die Uhr schaut.

Diese Rollenverteilung kannst du schon vorab bei der Konzepterstellung mit berücksichtigen und deine Kollegen/ Kolleginnen über ihre Rolle informieren. Sie möchten sich bestimmt auch gerne darauf vorbereiten und nicht mit ihrer neuen Rolle spontan im Meeting überrascht werden. 

#5 Terminserien überfluten deinen Kalender

Kennst du das? Drei Meetings hintereinander, den ganzen Tag? Da bleibt keine Zeit mehr, um wirklich produktiv zu arbeiten. Achte darauf, dass du dir auch genug Zeit für deine eigentlichen Aufgaben einplanst.

Wenn du noch Hilfestellung bei deinem Zeit- und Selbstmanagement benötigst, dann kann ich dir mit meinem Online-Seminar gerne zur Seite stehen.

#6 Langschwätzer ausmerzen

Jede:r kennt und fürchtet sie: Die Dauerredner, die einfach nicht auf den Punkt kommen wollen und ihre Argumente in unterschiedlichster Form zum Ausdruck bringen. Nur mit dem Problem, dass nach ihrem endlosen Dialog immer noch keiner verstanden hat, was sie eigentlich sagen wollen. 

Um dein Meeting doch noch vor Langeweile zu retten, empfehle ich dir, bei ca. 5 bis 6 Monolog-Minuten einzugreifen. Der/die Dauerredner:in lässt sich am einfachsten unterbrechen, wenn man das Gefühl vermittelt, ihn oder sie verstanden zu haben. 

Das kann man damit zum Ausdruck bringen, indem man die bisherigen Ausführungen in 1 bis 2 Sätzen kurz zusammenfasst. Anschließend kannst du die Teilnehmer:innen fragen, ob ihr das so festhalten und zum nächsten Punkt übergehen könnt.

Selbst wenn danach noch kurzer Ergänzungen kommen, ist damit der größte Redeschwall gebändigt.

Hast du dich bei diesen Fehlern selbst wiedererkannt?

Also, sei ehrlich zu dir selbst: Machst du vielleicht den ein oder anderen Fehler bei Meetings? Keine Sorge, wir alle tun das mal. Aber mit ein bisschen Bewusstsein und ein paar kleinen Änderungen können wir unsere Meetings zu echten Erfolgsgeschichten machen. 

Lass uns die sechs Fehler ausmerzen und unsere Besprechungen zu produktiven, kreativen und spaßigen Events machen!

Was tust du, um deine Meetings interessant zu gestalten?

Du als Führungskraft hast bestimmt einige Meetings bereits selbst geführt – wie gelingt es dir, die konstante Aufmerksamkeit deiner Meeting-Mitglieder zu fesseln?

Berichte mir gerne von deinen Methoden und schreibe mir eine Nachricht per Xing oder LinkedIn.
Ich freue mich auf deinen Input.

Beste Grüße
Henryk Lüderitz