8 Tipps, wie du als Führungskraft entspannt in den Urlaub starten kannst!

Manchmal kommt der Urlaub so plötzlich wie Weihnachten. Aber bevor du entspannt in deinen Urlaub entfliehen kannst, fällt dir plötzlich auf, dass du noch sehr viel organisieren musst: Aufgaben verteilen, Arbeitsanweisungen für deine Abwesenheit aussprechen oder eine Vertretung für wichtige Entscheidungen finden.

Damit dein Start in deine verdiente Erholungszeit möglichst organisiert abläuft (und nicht in Chaos ausartet), habe ich dir acht Tipps für einen entspannten Urlaubsstart zusammengestellt:

#1 Delegation & Vertrauen

Um für einen optimalen Start in den Urlaub gewappnet zu sein, heißt Regel Nr. 1: Delegation. Wichtige Aufgaben, die während deiner Abwesenheit trotzdem erledigt werden müssen, legst du am besten vertrauensvoll in die Hände deines Teams. Vielleicht nicht unbedingt in den Aufgabenbereich neuer Teammitglieder, sondern in die Hände von Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen kennen und somit deine Aufgaben verantwortungsvoll betreuen können. ;-)

Auf die Delegation folgt aber auch das Vertrauen. Zweifel nicht an den Kompetenzen deines Teams, sondern vertraue ihnen, dass sie sich während deiner Abwesenheit nicht auf die faule Haut legen, sondern ihre Verantwortung ernst nehmen.

#2 Übergabe wichtiger Aufgaben & Projekte

Zum Thema Delegation gehört auch unbedingt die Übergabe: Spreche mit deinem Team durch, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen, wer der/die Ansprechpartner:in für Projekt X ist und welche Aufgaben so lange ruhen können, bis du wieder da bist.

Eine gut organisierte Übergabe verhindert, dass dein Team nicht so richtig weiß, was es in deiner Abwesenheit machen soll. Und damit die Übergabe gut funktioniert, ist eine erfolgreiche Kommunikation essenziell wichtig.

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#3 Klare Kommunikation & Vertretungsregelung

Informiere dein Team, deine Vorgesetzte:n und Kunden frühzeitig über deine Abwesenheit, sodass sich jeder deinen Urlaub im Kalender vermerken kann. 

Fragen ergeben sich immer; auch in deiner Abwesenheit. Zu diesem Zweck wählst du am besten eine:n passende:n Ansprechpartner:in aus, der/die dich in dieser Zeit vertritt.

Dringende Angelegenheiten, wie zum Beispiel wichtige Projekte, werden somit nicht auf die lange Bank geschoben, sondern auch dann erledigt, wenn du nicht vor Ort bist.

#4 E-Mails mit Auto-Reply

Für jeden von uns ist es sehr angenehm, wenn eine E-Mail nicht ins Leere verläuft, sondern beantwortet wird. Das bedeutet aber jetzt nicht, dass du deine E-Mails im Urlaub beantworten sollst – sondern ganz im Gegenteil: Nutze dafür einfach den E-Mail Autoresponder.

Damit kannst du eine automatisierte Antwort generieren, die den jedem deine Urlaubszeiten mitteilt als auch den/die richtige Ansprechpartner:in bei wichtigen Fragen nennt.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass du deine E-Mails an eine bestimmte Person in deiner Abteilung weiterleitest, sodass wichtige Informationen nicht untergehen. Allerdings solltest du hier unbedingt auf Datenschutz achten, denn private Namen oder Adressen von Kunden dürfen keinesfalls einfach innerhalb eines Unternehmens weitergeleitet werden.

Mit dem Auto-Reply deiner E-Mails bist du aber auf jeden Fall auf der sicheren Seite, um Kunden als auch Vorgesetzte darüber zu informieren, in welchem Zeitraum du nicht verfügbar bist.

#5 Den letzten Arbeitstag organisieren

Wichtig ist, dass dein letzter Arbeitstag nicht im Chaos versinkt. Stopfe ihn daher nicht zu voll mit Meetings oder letzten Aufgaben, die noch dringend erledigt werden müssen.

Denn mental bist du schon beim Koffer packen oder im Flugzeug – und somit nicht richtig bei der Sache. Auf diese Weise können leicht Fehler entstehen, die du notfalls nach deiner Rückkehr am ersten Arbeitstag gerade biegen musst. Und das ist dann kein besonders gelungener Einstieg in deine neue Arbeitswoche.

Auch ist es nicht besonders nett deinen Teammitgliedern gegenüber, wenn sie deine Fehler vom letzten Arbeitstag ausbügeln müssen. Von daher kannst du deinen letzten Tag vor dem Urlaub einfach dazu nutzen, um Dinge abzuschließen, deinen Schreibtisch aufzuräumen oder deine Ablage zu sortieren. 

Durch das Aufräumen herrscht nicht nur Ordnung an deinem Arbeitsplatz, sondern auch in deinem Kopf. Denn beim Sortieren kannst du langsam mental abschalten. Dein Körper kommt aus dem Arbeitsmodus heraus und geht langsam in den Erholungsmodus über.

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#6 Rückkehr planen

Bevor du in den Urlaub gehst, lege fest, welche Aufgaben und Projekte nach deiner Rückkehr Priorität haben. Diese Vorgehensweise hilft dir nach dem Urlaub, um schneller wieder in deine alte Routine zurückzufinden.

Du kannst auch eine To-do-Liste schreiben und diese auf deinen Schreibtisch legen. Falls du dich im Urlaub so gut erholt hast und alles vergessen hast, dann ist die Liste eine sehr gute Stütze, um dich an deine Projekte bzw. Prioritäten zu erinnern.

#7 Übe dich im Digital Detox!

Vielen Arbeitnehmer:innen als auch Führungskräften fällt es sehr schwer, im Urlaub einfach mal abzuschalten und die Seele baumeln zu lassen. Da werden am Pool mal eben schnell E-Mails oder der Social Media Account gecheckt, um zu sehen, ob auch alles planmäßig im Unternehmen funktioniert.

Mein Tipp: Lass es! Denn auf diese Weise kannst du weder mental noch physisch abschalten – und das ist ja eigentlich der Sinn & Zweck, warum du in den Urlaub fährst! Um einfach mal alle stressigen als auch fordernden Aufgaben abzugeben und deiner Psyche eine wohlverdiente Pause zu gönnen.

Du weißt nicht, wie du dich mental entspannen kannst? Dann probiere es doch mal mit Digital Detox. Lege dazu das Handy entweder komplett außer Sichtweite (verstecke es, wenn nötig im Koffer) oder schalte den Flugmodus ein. Wenn du es absolut nicht ohne Social Media oder Nachrichten lesen aushältst, dann vereinbare mit dir selber feste Zeiten, in denen du kurz online bist - und habe den festen Willen dazu, danach das Handy aber auch wirklich wieder wegzulegen. ;-)

#8 Nach dem Urlaub

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub: Auch für deinen ersten Tag am Arbeitsplatz gilt dieselbe Regel wie für den letzten Arbeitstag. Packe dir den Tag nicht zu voll! Nutze den Tag, um E-Mails zu checken und dich wieder langsam einzuarbeiten.

Frage beim Team nach, welche Neuigkeiten es gibt, ob die Urlaubsvertretung gut funktioniert hat oder ob Fragen aufgekommen sind. Steigere in der ersten Woche langsam dein Arbeitspensum – du bist schneller als du denkst wieder im alten Arbeitstrott.

Deine Routine für einen guten Start in die Urlaubszeit

Was möchtest du meiner Liste hinzufügen und wie startest du in die Urlaubszeit? Schreibe mir gerne eine Nachricht bei Xing oder LinkedIn, welche Methoden du nutzt, um entspannt in die Urlaubszeit zu kommen.

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Beste Grüße
Henryk Lüderitz