The Young Professional - Das Onlinemagazin für junge Talente von Henryk Lüderitz

Erfolgreiche Kommunikation per E-Mail

Die perfekte E-Mail: Solche Mails wollen Chefs gerne lesen!

Gute E-Mails schreiben, erfolgreiche Kommunikation

Mir hat mal einer meiner Chefs gesagt: „Eine E-Mail ist für schwache Geister“. Er hatte sich unglaublich über plan- und strukturlose E-Mails geärgert. Klar, eine E-Mail hat den Vorteil, dass sie schnell verfasst werden kann! Dieser Vorteil mutiert aber auch schnell zu einem Nachteil. Nämlich dann, wenn einfach losgeschrieben wird. Bei diesem Chef habe ich jedenfalls gelernt, meine Mails so zu verfassen, dass sich Chefs und andere Empfänger darüber freuen. Du möchtest das auch können? So gehts:

No-Gos des E-Mailings - vermeide diese Fehler!

Bevor wir zu den guten E-Mails kommen, gibt es 2 No-Gos, die du unbedingt vermeiden musst. Obwohl es eigentlich logisch erscheint, diese Art des E-Mailings zu verbannen, treten diese Fehler in der Praxis immer wieder auf.

Weitergeleitete E-Mail-Ketten

Beim ersten No-Go für erfolgreiche Kommunikation per E-Mail handelt es sich fast schon um einen "No-brainer". Bestimmt ärgerst du didch selbst auch über E-Mails, die mit einem kurzen Kommentar weitergeleitet werden. Für Empfänger sind diese Mails total lästig. Besonders bei Führungskräften sorgen diese Mails für Unmut, denn sie bekommen in der Regel ohnehin schon sehr viele E-Mails.
Welcher Chef hat Zeit, sich deine ganzen vorherigen Konversationen durchzulesen? Richtig, keiner! Im Grunde ist es eine Zumutung, sich endlos durch diese Kettenbriefe zu kämpfen. Hier solltest du deinem Chef die Möglichkeit geben, Zeit zu sparen.
Mein Tipp: Bevor du auf weiterleiten klickst, fasse auch komplexe E-Mailverläufe lieber selbst in einer separaten E-Mail zusammen.

Die E-Mail als Notizzettel

Das zweite No-Go für erfolgreiche Kommunikation ist ebenfalls weit verbreitet: Nämlich, dass jeder Gedanke, der einem gerade durch den Kopf geht, schnell in das E-Mail-Feld gehackt und abgefeuert wird. Es ist ja schön, dass du deine Gedanken, Ideen und Vorschläge teilen möchtest. Aber so trägst du nur dazu bei, dass Chefs und Kollegen pro Tag mit 80-150 Mails zu kämpfen haben. Das ist sehr anstrengend und führt dazu, dass viel Zeit verloren geht.
Mein Tipp: Arbeite mit einem virtuellen/echten Notizzettel. Dort kannst du ganz einfach Aufgaben, Fragen und Ideen sammeln. Am liebsten habe ich daraus sogar ein kleines Mindmap gemacht, um mehr Struktur auf dem Zettel zu haben.

Der Weg zur perfekten E-Mail

Nachdem du nun die absoluten No-Gos kennst, geht es jetzt natürlich um die Frage, wie die perfekte Mail an den Chef aussehen sollte. Ich habe dir dazu fünf Punkte zusammengestellt, auf die du beim Schreiben einer Mail achten solltest.

Gute Kommunikation hat ein klares Ziel - besonders per E-Mail

Egal ob du per E-Mail oder persönlich kommunizieren möchtest, empfehle ich dir im ersten Schritt ein Ziel für deine Kommunikation zu definieren. Überleg dir was beim Empfänger deiner E-Mail passieren soll. Soll er/sie über etwas informiert werden? Soll er/sie eine Entscheidung treffen? Je genauer du das Ziel deiner Kommunikation (E-Mail) definierst, desto präziser wirst du in den nächsten Schritten arbeiten können.

Was gehört in eine E-Mail?

Gute E-Mails schreiben, erfolgreiche Kommunikation
Erfolgreiche Kommunikation mit guten E-Mails erfordert eine Checkliste

Bevor du eine E-Mail schreibst, solltest du überlegen, ob dein Anliegen überhaupt für die Kommunikation per Mail geeignet ist. Für manche Themen bietet sich nämlich eher das Telefonat oder sogar das persönliche Gespräch an. Beachten musst du dabei besonders Folgendes: E-Mails werden im Jahr 2019 zu über 70% mobil gelesen, also nicht mehr an einem Desktop. Dementsprechend ist es hilfreich, wenn man die E-Mail bequem in wenigen Minuten auf dem Smartphone lesen kann. Es passt deshalb gut, wenn du per Mail Themen besprichst, die bereits bekannt sind und bei denen es lediglich noch um eine finale Entscheidung geht (z.B. Option A oder B).  

Gute E-Mails haben einen eindeutigen Betreff

Du willst mit deiner Mail an den Vorgesetzten etwas erreichen? Dann solltest du das auch deutlich machen! Versuche die Headline besonders interessant zu formulieren, damit der Chef sofort versteht, warum diese Mail wichtig ist und worum es geht. Der Betreff muss zum Weiterlesen einladen. Außerdem fallen präzise formulierte Betreffzeilen in der Masse der kryptischen oder zu langen Betreffzeilen sehr positiv auf. Du kannst dich bei der Formulierung grundsätzlich an Überschriften von Zeitungen orientieren.

Gute E-Mails haben eine logische Struktur

Nachdem du deine Betreffzeile aussagekräftig gestaltest hast, geht es nun um den Inhalt. Die folgende Struktur passt zu nahezu jedem Thema:
-Zunächst empfiehlt es sich, in 1-2 Sätzen das Thema oder das Ziel der Mail zu beschreiben.
-Dann geht es um den Status Quo. Hierbei ist es wichtig, keine Zeit mit großen Rückblicken zu verschwenden, sondern kurz und knackig zusammenzufassen, wie sich die aktuelle Situation darstellt.
-Im nächsten Schritt beschreibst du zwei mögliche Optionen zum weiteren Vorgehen. Die Optionen sollten kurz mit Vor- und Nachteilen beschrieben werden.
-Für den letzten Absatz eignet sich eine klare Empfehlung, auf die der Chef im Idealfall mit einem "OK"  reagieren kann.  

Für eine gute Kommunikation per E-Mail hast du nur eine Chance

Deshalb gilt: Geschriebene Mails gründlich prüfen, bevor du sie abschickst! Einmal versendet, ist es schwierig (unmöglich), eine Mail wieder zurückzuholen. Das ist so ähnlich wie im Gespräch: Ausgesprochene Worte kann man nicht zurücknehmen. Damit deine E-Mails wirklich überzeugen, beachte folgenden Praxistipp:
-Speichere deine E-Mail also erstmal nur als Entwurf.
-Lies die Mail nach 1-2 Stunden nochmals durch und schick sie erst nach einem allerletzten Check ab. Durch den zeitlichen Abstand hast du einen etwas neutraleren Blickwinkel auf deine E-Mail bekommen. So kannst du Logik- oder Rechtschreibfehler leichter entdecken. Diesen Schritt kannst du auch noch intensiver gestalten, indem du die Mail über Nacht liegenlässt und am nächsten Morgen nochmal überprüfst.
-Bei kniffligen Themen ist es hilfreich, auch mal den prüfenden Blick eines/r Kollegen/in zu nutzen.

Du möchtest noch mehr aus deinen E-Mails und deiner Kommunikation herausholen? Dann empfehle ich dir mein beliebtes Seminar "Erfolgreich Kommunizieren!"

Angebot: Erfolgreich Kommunizieren

Bonus für DICH: Mit dem Rabatt-Code KOMMUNIKATION200 bekommst du einen Preisnachlass von € 200,-!!

Wie sehen deine Erfahrungen aus?

Nun interessiert mich natürlich, was du so für E-Mails bekommt oder schreibst: Was waren die nervigsten/schlechtesten Mails, die du je erhalten oder selbst geschrieben hast? Und natürlich auch deine Best Practices: Wie schreibst du gute Mails an Vorgesetzte?
Du kannst mir gerne per Xing oder LinkedIn schreiben, dich dort mit mir vernetzen oder den Artikel dort teilen. Ich freue mich auf dich. Mit besten Grüßen, Henryk Lüderitz

Share
Über den Autor

Ich bin Henryk Lüderitz, Management Trainer, Business Coach, Speaker und führender Experte für junge Talente. Hier im Magazin, als Xing-Insider und als bekannter Gastautor schreibe ich über Karrierethemen, die Young Professionals bewegen.
Mit meinen Seminaren, Video-on-Demand Kursen und Coachings unterstütze ich junge Talente in Unternehmen oder dich ganz persönlich!

Weitere interessante Beiträge

Kommunikationsfehler, Kommunikation, Mißverständnisse, Covid-19, Coronakrise, Business Coach Düsseldorf, Managment Trainer Düsseldorf, Trainer für junge Führungskräfte

Stellt die richtigen Fragen

Missverständnisse vermeiden - diese einfache Technik hilft

Business-Behaviour: Über die Gratwanderung zwischen Höflichkeit und Ehrlichkeit (2)

Genug gefloskelt! Sprechen für Fortgeschrittene ...

Kommunikationsfehler, präzise Kommunikation

Harmlose Worte mit verheerender Wirkung

No-Gos: Diese Formulierungen gehen gar nicht!

Lass uns in Kontakt bleiben!

Ja, ich will den Newsletter mit Informationen zu weiteren Beiträgen, meinen Produkten, besonderen Rabatt-Aktionen, Produkttests, Umfragen und Themen zur Karriere von Young Professionals abonnieren.

Hinweis zu der von der Einwilligung mitumfassten Erfolgsmessung, dem Einsatz des Versanddienstleisters MailChimp, Protokollierung der Anmeldung und Ihren Widerrufsrechten erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.