Die perfekte E-Mail: Solche Mails wollen Chefs gerne lesen!

Mir hat mal einer meiner Chefs gesagt: „Eine E-Mail ist für schwache Geister“. Er hatte sich unglaublich über plan- und strukturlose E-Mails geärgert. Klar, eine E-Mail hat den Vorteil, dass sie schnell verfasst werden kann! Dieser Vorteil mutiert aber auch schnell zu einem Nachteil. Nämlich dann, wenn einfach darauf losgeschrieben wird. Bei diesem Chef habe ich jedenfalls gelernt, meine Mails so zu verfassen, dass sich Chefs und andere Empfänger darüber freuen. Du möchtest das auch können? So gehts:

No-Gos des E-Mailings - vermeide diese Fehler!

Bevor wir zu den guten E-Mails kommen, gibt es 2 No-Gos, die du unbedingt vermeiden musst. Obwohl es eigentlich logisch erscheint, diese Art des E-Mailings zu verbannen, treten diese Fehler in der Praxis immer wieder auf.

Weitergeleitete E-Mail-Ketten

Beim ersten No-Go für erfolgreiche Kommunikation per E-Mail handelt es sich fast schon um einen "No-brainer". Bestimmt ärgerst du dich selbst auch über E-Mails, die mit einem kurzen Kommentar weitergeleitet werden. Für Empfänger sind diese Mails total lästig. Besonders bei Führungskräften sorgen diese Mails für Unmut, denn sie bekommen in der Regel ohnehin schon sehr viele E-Mails.
Welche:r Chef:in hat Zeit, sich deine ganzen vorherigen Konversationen durchzulesen? Richtig, keine:r! Im Grunde ist es eine Zumutung, sich endlos durch diese Kettenbriefe zu kämpfen. Hier solltest du deiner Führungskraft die Möglichkeit geben, Zeit zu sparen.
Mein Tipp: Bevor du auf weiterleiten klickst, fasse komplexe E-Mailverläufe lieber selbst in einer separaten E-Mail zusammen.

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Die E-Mail als Notizzettel

Das zweite No-Go für erfolgreiche Kommunikation ist ebenfalls weit verbreitet: Nämlich, dass jeder Gedanke, der einem gerade durch den Kopf geht, schnell in das E-Mail-Feld gehackt und abgefeuert wird. Es ist ja schön, dass du deine Gedanken, Ideen und Vorschläge teilen möchtest. Aber so trägst du nur dazu bei, dass Chefs und Kollegen pro Tag mit 80–150 Mails zu kämpfen haben. Das ist sehr anstrengend und führt dazu, dass viel Zeit verloren geht.
Mein Tipp: Arbeite mit einem virtuellen/echten Notizzettel. Dort kannst du ganz einfach Aufgaben, Fragen und Ideen sammeln. Am liebsten habe ich daraus sogar ein kleines Mindmap gemacht, um mehr Struktur auf dem Zettel zu haben.

Der Weg zur perfekten E-Mail

Nachdem du nun die absoluten No-Gos kennst, geht es jetzt natürlich um die Frage, wie die perfekte Mail an die Führungskraft aussehen sollte. Ich habe dir dazu fünf Punkte zusammengestellt, auf die du beim Schreiben einer Mail achten solltest.

Gute Kommunikation hat ein klares Ziel - besonders per E-Mail

Egal ob du per E-Mail oder persönlich kommunizieren möchtest, empfehle ich dir im ersten Schritt ein Ziel für deine Kommunikation zu definieren. Überleg dir, was beim Empfänger deiner E-Mail passieren soll. Soll er/sie über etwas informiert werden? Soll er/sie eine Entscheidung treffen? Je genauer du das Ziel deiner Kommunikation (E-Mail) definierst, desto präziser wirst du in den nächsten Schritten arbeiten können.

Was gehört in eine E-Mail?

Bevor du eine E-Mail schreibst, solltest du überlegen, ob dein Anliegen überhaupt für die Kommunikation per Mail geeignet ist. Für manche Themen bietet sich nämlich eher das Telefonat oder sogar das persönliche Gespräch an. Beachten musst du dabei besonders folgendes: E-Mails werden im Jahr 2019 zu über 70 % mobil gelesen, also nicht mehr an einem Desktop. Dementsprechend ist es hilfreich, wenn man die E-Mail bequem in wenigen Minuten auf dem Smartphone lesen kann. Es passt deshalb gut, wenn du per Mail Themen besprichst, die bereits bekannt sind und bei denen es lediglich noch um eine finale Entscheidung geht (z. B. Option A oder B).  

Gute E-Mails haben einen eindeutigen Betreff

Du willst mit deiner Mail an den Vorgesetzten etwas erreichen? Dann solltest du das auch deutlich machen! Versuche die Headline besonders interessant zu formulieren, damit der Chef sofort versteht, warum diese Mail wichtig ist und worum es geht. Der Betreff muss zum Weiterlesen einladen. Außerdem fallen präzise formulierte Betreffzeilen in der Masse der kryptischen oder zu langen Betreffzeilen sehr positiv auf. Du kannst dich bei der Formulierung grundsätzlich an Überschriften von Zeitungen orientieren.

Gute E-Mails haben eine logische Struktur

Nachdem du deine Betreffzeile aussagekräftig gestaltest hast, geht es nun um den Inhalt. Die folgende Struktur passt zu nahezu jedem Thema:
- Zunächst empfiehlt es sich, in 1–2 Sätzen das Thema oder das Ziel der Mail zu beschreiben.
- Dann geht es um den Status Quo. Hierbei ist es wichtig, keine Zeit mit großen Rückblicken zu verschwenden, sondern kurz und knackig zusammenzufassen, wie sich die aktuelle Situation darstellt.
- Im nächsten Schritt beschreibst du zwei mögliche Optionen zum weiteren Vorgehen. Die Optionen sollten kurz mit Vor- und Nachteilen beschrieben werden.
- Für den letzten Absatz eignet sich eine klare Empfehlung, auf die die Führungskraft im Idealfall mit einem »OK«  reagieren kann.  

Für eine gute Kommunikation per E-Mail hast du nur eine Chance

Deshalb gilt: Geschriebene Mails gründlich prüfen, bevor du sie abschickst! Einmal versendet, ist es schwierig (unmöglich), eine Mail wieder zurückzuholen. Das ist so ähnlich wie im Gespräch: Ausgesprochene Worte kann man nicht zurücknehmen. Damit deine E-Mails wirklich überzeugen, beachte folgenden Praxistipp:
- Speichere deine E-Mail also erstmal nur als Entwurf.
- Lies die Mail nach 1–2 Stunden nochmals durch und schick sie erst nach einem allerletzten Check ab. Durch den zeitlichen Abstand hast du einen etwas neutraleren Blickwinkel auf deine E-Mail bekommen. So kannst du Logik- oder Rechtschreibfehler leichter entdecken. Diesen Schritt kannst du auch noch intensiver gestalten, indem du die Mail über Nacht liegenlässt und am nächsten Morgen nochmal überprüfst.
- Bei kniffligen Themen ist es hilfreich, auch mal den prüfenden Blick eines/r Kollegen/in zu nutzen.

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Wie sehen deine Erfahrungen aus?

Nun interessiert mich natürlich, was du so für E-Mails bekommt oder schreibst: Was waren die nervigsten/schlechtesten Mails, die du je erhalten oder selbst geschrieben hast? Und natürlich auch deine Best Practices: Wie schreibst du gute Mails an Vorgesetzte?

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Ich freue mich auf dich. Mit besten Grüßen, Henryk Lüderitz