Missverständnisse vermeiden - diese einfache Technik hilft

Wer kennt das nicht: Du hast dich intensiv mit deinen Mitarbeiter:innen zu einem Thema ausgetauscht, doch ein paar Tage später stellt sich heraus, dass ihr aneinander vorbeigeredet habt. Im schlimmsten Fall hat das Missverständnis bis dahin sogar schon zu größeren Fehlern geführt. Heute will ich mich deshalb einer Technik widmen, die Missverständnisse vermeidet! Hier kommst du außerdem noch zu meinem Podcast.

#1 Sich Zeit nehmen

In vielen Gesprächen wird am Ende gerne gefragt: „Hast du mich verstanden?“ Noch forcierender ist die Frage: „Haben wir uns verstanden?“ Auf diese Suggestiv-Fragen kommt meistens so etwas wie: „Ja ja, schon klar“ Das liegt daran, dass diese Fragen in sich schon geschlossen sind und der/die Gesprächspartner:in nicht als Idiot dargestellt werden möchte. Also hat sie/er natürlich alles verstanden! Besser ist herauszufinden, was der/die Mitarbeiter:in über dein Vorhaben denkt.

#2 Missverständnisse so früh wie möglich erkennen

Um Missverständnisse so früh wie möglich zu vermeiden, solltest du bereits im Gespräch wissen, was dein:e Mitarbeiter:in verstanden hat. Wenn erstmal ein bis zwei Wochen am Projekt gearbeitet wurde und sich dann das Missverständnis zeigt, ist es viel schwieriger, den Fehler wieder geradezurücken. Das liegt vor allem daran, dass in diesem Fall, sowohl auf Mitarbeiter:innen wie auf Chef:in-Seite, eine Menge Frust entsteht. Wie erkennst du jetzt aber wirklich, was dein:e Kollege/ Mitarbeiter:in verstanden hat?

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#3 Offene Fragen stellen 

Statt der geschlossenen Frage „Hast du mich verstanden?“, solltest deinem Mitarbeiter Raum für eigenen Input geben. Formuliere also als erstes folgende, recht trivial klingende Frage: „Welche Fragen hast du dazu?“ Der/die Mitarbeiter:in muss jetzt zwangsläufig über den gerade gehörten Sachverhalt nachdenken. Ich benutzte diese Fragestellung als Chef immer gerne, denn auf diese Frage bekommst du in 80–90 % der Fälle eine Frage zurück, die sich auf den Sachverhalt bezieht. Von ganz oberflächlich bis hin zu tiefen Detailfragen – war alles schon dabei. Du siehst also: Es ist meistens eben nicht alles klar. Missverständnisse können allein durch diese banale Frage vermieden werden.

#4 Missverständnisse vermeiden: In die Tiefe gehen 

Manchmal fragt man sich aber auch, ob der/die Mitarbeiter:in überhaupt vom Thema überzeugt ist. Nicht immer kannst du anhand von direkten Reaktionen erfahren, wie dein:e Angestellte:r denkt. Manchmal bleibt sie/er verschlossen. Hier bietet sich also diese Frage an: „Wie siehst du das Thema?“ Es wird also wieder eine sehr offene Frage gestellt. Gerade wenn es um eine Veränderung geht, ist es wichtig zu wissen, was deine Kollegen darüber denken. Wie steht derjenige also dazu? So bekommst du direkt eine Antwort.

#5 Das Verstehen 

Jetzt kommen wir zu einer richtig konkreten Frage. Dein:e Mitarbeiter:in hat dir versichert, dass er/sie verstanden hat, was jetzt zu tun ist. Aber ist das wirklich so? Nicht immer ist eindeutig, ob es sich bei seiner/ihrer Rückmeldung, nicht einfach um eine Floskel handelt. Werde also konkret: „Hey, um Projekt XY umzusetzen ... wie wirst du da jetzt denn genau vorgehen? Wo setzt du an?“.

In diesem Fall bist du bereits überzeugt, dass dein:e Mitarbeiter:in mit dem Projekt einverstanden ist. Es geht eher darum herauszufinden, ob er/sie auch gedanklich schon wirklich dabei ist. Denkt der/die Mitarbeiter:in in die richtige Richtung? Hat er/sie die Auswirkungen seiner/ihrer neuen Tätigkeit verstanden? Man kann diese Frage also als kleinen Test werten!

#6 Zeit geben 

In diesem Fall gibst du deinen Mitarbeitern noch ein wenig Abstand zum gerade Gehörten. Gerade bei einem großen Projekt, mit starken Auswirkungen, bietet sich diese Maßnahme an. Deine Angestellten müssen die neuen Themen, Aufgabenfelder, Verpflichtungen etc. vielleicht noch etwas sacken lassen. Frag also: „Was hältst du davon, wenn wir morgen früh nochmal über deinen Ansatz sprechen würden?“ Wichtig ist, dass dem Mitarbeiter hier schon klar ist, dass es zu seinen neuen Aufgaben keine Alternative gibt. Sie/er bekommt in der Situation lediglich mehr Zeit und Raum, um sich über das Projekt/das Thema klar zu werden.

#7 Offene Fragen vermeiden Missverständnisse

Die oben aufgelisteten Fragen sorgen in jedem Fall für ein emotional ausgeglichenes Klima zwischen den Gesprächspartnern. Es ist keine forcierte Fragerunde vom Chef an den Mitarbeiter. Er oder sie fühlt sich also nicht so, als wäre man noch in der Schule und müsse dem Lehrer Antworten geben. Vielmehr signalisierst du als Chef:in, dass du deinem Gegenüber als eigenständige:n Mitarbeiter:in wahrnimmst, der letztendlich Verantwortung übernimmt. Weitere Fragen, die du deinen Mitarbeitern stellen kannst, findest du in diesem Artikel.

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Deine Missverständnisse - deine Erfahrungen

Verstehst du deine Mitarbeiter:innen/Kollegen immer? Hast du eine eigene Technik, um Missverständnisse zu vermeiden? Mich interessieren deine persönlichen Erlebnisse!

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Viele Grüße
Henryk Lüderitz