Kommunikation für Chefs - so verstehen Mitarbeiter deine Worte

Wenn man ein Mitarbeitergespräch führen will, sollte man sich gut vorbereiten. Dabei geht es nicht nur darum, bestimmte Formulierungen zu vermeiden, sondern auch darum, sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen. Wir zeigen euch hier Schritt für Schritt, wie ihr euch als Chef idealerweise auf ein Gespräch vorbereitet. Und keine Sorge: Wir begleiten euch auch durch die dann folgende Besprechung.

Erst Denken dann Reden

Klingt erstmal total trivial, ist aber nicht selbstverständlich. Sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, bevor man etwas durchführt, ist ein wirklich wichtiger Punkt. Fragt euch dabei: 1. Worum geht es in dem Gespräch?
Definition der Thematik. Wenn man im Artikel-Kontext bleiben möchte, könntet ihr formulieren: Welche Überschrift würdet ihr dem Thema geben? Die zweite Frage ist etwas aufwändiger zu beantworten.

2. Was soll derjenige, der den Zeitungsartikel gelesen hat, am Ende aus dem Thema mitnehmen? Hier gilt es, in wenigen Sätzen zusammenzufassen, was euer Adressat verstehen soll. Damit es etwas deutlicher wird, nehmen wir das Beispiel aus unserem Podcast: Ihr wollt, dass euer Mitarbeiter pünktlich zur Arbeit kommt. Das Thema ist also ganz einfach definiert: »Pünktlichkeit«. Im zweiten Schritt gilt es, das Ziel eueres Gesprächs, genau zu definieren. Der Mitarbeiter soll verstehen, dass die Kernarbeitszeit auch für ihn gilt und er/sie sich zukünftig daranzuhalten hat! Nachdem ihr das für euch klargemacht habt, geht es zum nächsten Schritt.

#1 Kommunikation: Was sage ich?

Worte wollen wohlüberlegt sein. Was sage ich dem Mitarbeiter also konkret? Hierbei gilt es, möglichst präzise zu sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Gespräch aus dem Ruder läuft. Es gilt bspw. zu vermeiden, dass der Mitarbeiter das Gespräch an sich reißt, oder vom Thema ablenken kann. Konzentriert euch also genau auf das, was ihr sagen wollt. So kommt die Botschaft auch direkt beim Mitarbeiter an.

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#2 Kommunikation: Was hört mein:e Mitarbeiter:in? 

Hier geht es um die richtige Umgebung. Macht euch also im Vorfeld schon Gedanken darüber, wo und wann euch euer Angestellter, am besten hören kann. Wichtig ist dabei jedoch immer nachzufragen, ob der Mitarbeiter in diesem Moment Zeit für das Gespräch hat.

Managementcoach Henryk Lüderitz rät: „Für ein Feedback habe ich gerne die Feierabend-Zeit genutzt. Ich ging also gegen 16:30 Uhr zu meinem Mitarbeiter und fragte, ob er 2–3 Minuten Zeit für ein Gespräch hätte.“ Dieses Absichern ist wichtig, damit sich euer Angestellter nicht überfordert fühlt. Generell ist es gut, eine Zeit auszuwählen, in der der Mitarbeiter relativ entspannt ist. So wird er auch nicht aus dem Workflow gebracht.

#3 Emphatisch sein 

Verhaltensmuster sind durch unsere Prägung entstanden. Macht euch deswegen Gedanken darüber, wie euer Mitarbeiter generell arbeitet und vor allem: Wie er tickt! Versetzt euch also in die Lage eures Kollegen. Wie wird er/sie auf das Gespräch reagieren?
Habt ihr das herausgefunden, könnt ihr eure Worte darauf abstimmen, wie ihr den Mitarbeiter am besten erreichen könnt.

#4 Reagieren 

Mit eurer Kommunikation werden normalerweise Emotionen ausgelöst. Das ist ganz normal und schließlich wollt ihr durch das Gespräch, auch eine Reaktion beim Gegenüber erreichen. Wenn ihr euer Thema, wie im Bsp. das Zuspätkommen, angesprochen habt, aber keine Reaktion bekommt, solltet ihr nachfragen. Mögliche Formulierungen wären: -Hast du eine Idee dazu? -Wie ist denn deine Meinung zum Thema? -Wo stehst du gerade? Du siehst nachdenklich aus, lass mich an deinen Gedanken teilhaben! Dieses Nachfragen ist wichtig, um den Erfolg eurer Vorbereitungen beurteilen zu können.
Dadurch könnt ihr auch eigene Fehler, im Nachhinein korrigieren.

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Kommunikation - deine Erfahrungen

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Beste Grüße
Henryk Lüderitz