The Young Professional - Das Onlinemagazin für junge Talente von Henryk Lüderitz

Der Kommunikationsplan - Teil 2

Der abgeklärte Anruf - so gelingen Telefonate mit dem Chef noch besser!

Wie für die E-Mail gilt auch für das Telefonat: Mal eben so nebenbei den Chef anrufen, geht schnell daneben. Eine Telefonnummer ist fix gewählt, doch ein planloser Anruf kann für Irritationen sorgen, weil der Vorgesetzte dich und dein Anliegen missversteht. Letztendlich musst du dann doch einen Termin zum persönlichen Gespräch ausmachen, was alle Beteiligten ja eigentlich durch einen Anruf vermeiden wollten. Damit dir sowas nicht passiert, habe ich einige Tipps zusammengestellt, wie du das Telefonat mit dem Chef souverän meisterst!

Die NoGos der Telekommunikation

Beim Telefonat mit dem Chef gibt es natürlich auch einige NoGos, die ich hier kurz abklären möchte:

Die Freisprechanlage

Vergewissere dich, dass du ein privates Gespräch auch immer privat führst. Manche Inhalte gehen die Menschen um dich herum nichts an. Oder sie fühlen sich durch das öffentliche Telefonat sogar belästigt.

Nebengeräusche

Die Atmosphäre macht´s: In der Bahn mit dem/der Chef:in mal eben etwas abklären zu wollen, kann ziemlich daneben gehen. Gleiches gilt für andere Orte, an denen die Verbindung schlecht ist. Dazu zählen Parkhäuser, Keller etc. Auch für dich ist ein ruhiger Raum viel besser, da du nicht durch Handlungen anderer abgelenkt wirst.

So klappt das Telefonat mit dem Chef!

Damit du Gespräche in Zukunft besser und sinnvoller führen kannst, habe ich jetzt drei Tipps für dich zusammengestellt. Zu Beginn lohnt es sich, wie schon angedeutet, auf die Umgebung zu achten:

1. Umgebung und Start

Für beide Seiten sollte das Gespräch angenehm zu führen sein. Nimm dir einen Notizblock und setze dich in eine ruhige Umgebung mit guter Verbindungsqualität. So bist du nicht abgelenkt und musst dir keine Sorgen machen, dass das Gespräch abbricht - es sei denn dein:e Chef:in steckt gerade im U-Bahntunnel. Wichtig ist auch , dass du anfragst, ob es dem/der Chef gerade passt, über Thema XY zu sprechen. Dies ist einfach eine Frage der Höflichkeit und der Rücksichtnahme.

2. Klares Ziel und Struktur

Du willst also 5 Minuten über das Thema sprechen und dein:e Chef:in ist einverstanden? Das ist natürlich die optimale Bedingung für das Gespräch - sofern du auch überlegt hast, was du sagen willst! Mach dir also im Vorfeld Gedanken darüber, mit welchem Inhalt du die 5 Minuten Gespräch füllen willst. Ganz generell eignen sich Telefonate eher für die Fälle, in denen es um einen Meinungsaustausch geht.

Die Struktur könnte dann so aussehen:
1. Thema einleiten.
2. Problem/Fragestellung erläutern.
3. Eigene Idee vorstellen.

Nach dieser dreiteiligen Erörterung solltest du dem/der Chef:in gezielt eine Frage dazu stellen: Wie sehen Sie das Thema? Wie sollen wir damit umgehen? Mit dieser klaren Struktur kannst du deine vereinbarte Redezeit einhalten und hast im Optimalfall auch noch alle Informationen herausgeholt, die du zum Weitermachen brauchst!

Die Gedankenstütze für den Chef

Chefs lieben Mitarbeiter:innen, die mitdenken. Der/die Chef:in bekommt wahrscheinlich viele Anrufe von unterwegs. Viele Mitarbeiter:innen wollen Fragen und Probleme mit ihm/ihr abklären. Welches „Chef-Problem“ ergibt sich daraus? Richtig, er/sie muss sich an alle Gespräche erinnern. Da kann es natürlich passieren, dass ein Gespräch vergessen wird.

Da du aber Profi bist, passiert dir sowas nicht! Und wieso nicht? Weil du deinem Vorgesetzten ca. 10 Minuten nach dem Gespräch eine kurze Gedankennotiz geschickt hast. Was heißt das konkret? Du hast in 3-4 Sätzen dein Telefonat zusammengefasst und mit einem eindeutigem Betreff per Mail an den/die Chef:in geschickt. So kannst du nun gar nicht vergessen werden! Wenn das Gespräch überraschenderweise doch recht bedeutungslos gewesen ist, kannst du dir diesen Schritt natürlich sparen.

Wie sehen eure Telefonate aus?

Nun bist du dran: Berichte mir von deinen Telefonerfahrungen im Zusammenhang mit Vorgesetzten. Welche Telefonate waren besonders gut oder schlecht? Ich freue mich auf Anregungen, Fragen und Kommentare, dein Henryk.

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Über den Autor

Ich bin Henryk Lüderitz, Management Trainer, Business Coach, Speaker und führender Experte für junge Talente. Hier im Magazin, als Xing-Insider und als bekannter Gastautor schreibe ich über Karrierethemen, die Young Professionals bewegen.
Mit meinen Seminaren, Video-on-Demand Kursen und Coachings unterstütze ich junge Talente in Unternehmen oder dich ganz persönlich!

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