Im Meeting zeigt sich, wer ein guter Chef ist!

Gute Führungskräfte zeichnen sich nicht unbedingt durch Fachkompetenz aus! Anders sieht es bei der Methoden- und Organisationskompetenz aus. Diese Disziplinen müssen gute Führungskräfte beherrschen. Ob dem so ist, zeigt sich bei der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen. Hier zeigt sich schnell, ob du ein:e gute:r Chef:in bist. Das Kritische: In Besprechungen stehst du als Chef:in und Organisator:in voll im Fokus der Teilnehmer:innen. Schwächen bei deiner Organisation oder Moderation fallen also sofort allen Teilnehmern auf. Es sei denn, sie sind bereits eingeschlafen oder erst gar nicht erschienen.🤷‍♂️

Wenn du als gute Führungskraft dein Team mit perfekt organisierten Besprechungen überzeugen möchtest, brauchst du Zeit zur Vorbereitung und die richtigen Techniken. Hier bekommst du alles, damit deine Besprechungen ein echter Erfolg werden.

Wenn Zeit wirklich Geld wäre... wären einige Firmen pleite

Sind Meetings wirklich so schlimm? Jein! Der Erfolg von Besprechungen hängt stark von der Meetingkultur ab. Eine Studie von Sharp hat herausgefunden, dass Mitarbeiter:innen im Schnitt 16,5 Stunden im Monat in Meetings verbringen, die 8 von 10 Befragten als überflüssig empfinden. Überflüssig vor allem, weil 55 % der Meetings ohne Ergebnis enden. Die Ursache dafür lässt sich mit dem alten Sprichwort »Der Fisch stinkt vom Kopf« erklären: Denn die meisten Meetings werden von Führungskräften einberufen und geleitet.

Offensichtlich besteht hier also dringender Handlungsbedarf. Denn Besprechungen ohne Ergebnis sind Zeitverschwendung. Und Zeit ist bekanntlich Geld wert. Auch wenn am Ende eines schlechten Meetings keiner wirklich etwas »bezahlen« muss, entstehen die Kosten durch zu langsame Projekte, Fehler in den Produkten bzw. der Dienstleistung und durch unzufriedene Kunden.

Die Vorbildfunktion des Chefs

Wenn ich hier eine Meetingkultur anspreche, sind damit natürlich alle Mitarbeiter:innen gemeint, die zu Besprechungen einladen. Dennoch prägen Führungskräfte die Besprechungskultur in den Unternehmen durch ihre Vorbildfunktion. Sie kommen teilweise unpünktlich und schlecht vorbereitet zu (ihren eigenen) Meetings, für die es dann auch noch nicht einmal eine Agenda gibt. So entwickelt sich eine absolut negative Vorbildfunktion.

Selbst wenn ein so schlecht organisierter Chef seine Mitarbeiter zur besseren Organisation der Meetings anhalten würde, stünden ihm seine negative Vorbildfunktion & Glaubwürdigkeit im Weg. Willst du als Chef:in die Meetingkultur im Unternehmen positiv beeinflussen, nutze folgende Tipps für bessere Besprechungen.

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Vorbereitung ist 90 % eines guten Meetings

Ja, eine gute Vorbereitung dauert fast so lange, wie das Meeting selbst. Die Faustregel lautet: Für ein 45 Minuten Meeting sollte ungefähr die gleiche Zeit in eine gute Vorbereitung fließen.
Neben der erforderlichen Professionalität ist es auch eine Frage der Wertschätzung, dass Führungskräfte die Zeit der Teilnehmer:innen als etwas sehr Kostbares behandeln sollten. Wenn Teilnehmer:innen wissen, was von Ihnen erwartet wird, können sie sich besser vorbereiten und tragen zu einem reibungslosen Ablauf im Meeting bei. Nichts ist schlimmer, als wenn im Meeting noch erklärt werden muss, worum es geht und welche Fragen zu besprechen sind.

Deshalb gehört zu einer guten Vorbereitung auch eine Einladung, die neben einem konkreten Betreff auch die Agenda des Meetings enthält. Eine gute Agenda gibt mit Zeiten eine genaue Vorgabe, welche Punkte wie lange dauern sollen und erklärt auch, von wem zu dem jeweiligen Punkt ein Input gewünscht ist.  

Gute Besprechungen brauchen ein Ziel

Wenn Chefs nicht wissen, wohin sie wollen, können sie auch keine:n Mitarbeiter:innen »mitnehmen«. Erst recht nicht zu einem Meeting. Der erste Schritt einer guten Führungskraft beginnt also lange vor dem Meeting mit der Frage: Was ist überhaupt das Problem und was möchte ich erreichen? In diesem Gedankengang kannst du als Führungskraft auch hinterfragen, ob ein Meeting überhaupt das geeignete Mittel ist.

Vielleicht ist ein Einzelgespräch mit einem Experten in deinem Team viel besser, als in einer Besprechung das gesamte Team mit einzubinden. In der Praxis kannst du beispielsweise lieber mehrere kurze Meetings mit einzelnen Fachbereichen oder Experten machen, statt direkt alle Fachbereiche für lange Besprechungen einzubinden.
Das erzeugt bei dir natürlich etwas mehr Aufwand in der Organisation und Vorbereitung, zahlt sich aber in der Qualität deine Ergebnisse aus.  

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Am Storyboard eine Besprechung planen

Hast du das Ziel für deine Besprechung definiert, gilt es zu überlegen, wie der perfekte Ablauf dieser Besprechung sein soll. Wie gelingt der beste Einstieg in das Thema? Welche Fragen können sich ergeben? Ab welcher Detailtiefe soll Schluss sein, etc.

Ich habe dafür gerne die „Storyboard-Technik“ genutzt. Auf einem leeren Blatt Papier habe ich unterschiedliche Abläufe & Wege zum Ziel meiner Besprechung entworfen. Alternativ bieten sich dafür auch Moderationskarten an. In der Vorbereitung kann es auch vorkommen, dass du bemerkst, dass einzelne Punkte sehr umfangreich sein können. In diesen Fällen empfiehlt es sich, diese Punkte in eine separate Besprechung auszulagern.

Die Storyboard-Vorbereitung ist dann auch die Grundlage für deine Agenda, in die du direkt die Zeiten für die einzelnen Punkte einträgst. So verzettelst du dich nicht in deinem Zeitmanagement während der Besprechung.

Gute Besprechungen sind kurz

Erinnerst du dich noch daran, wie es dir nach einer Schulstunde ging? Ich war nach 45 Minuten ziemlich platt und spätestens nach einer Doppelstunde reif für eine Pause an der frischen Luft. Unser Körper lässt auch heute nicht viel größere Konzentrationsspannen zu.

Willst du deine Teilnehmer:innen nicht bis zum Wachkoma begleiten, empfehle ich dir, Meetings mit maximal 45 Minuten Dauer anzusetzen. Alles, was länger dauert, kostet unnötig Energie und wird schnell ineffizient. Kannst du aus organisatorischen oder thematischen Gründen nur eine längere Besprechung planen, baue regelmäßige Pausen ein. In den Pausen kannst du frische Luft in den Raum lassen und die Teilnehmer:innen ermutigen, sich auch mal kurz zu bewegen. Deshalb bewirken 15-Minuten Pausen den besten Erholungseffekt.

Jeff Bezos hat Amazon nicht nur bei der Logistik auf absolute Effizienz getrimmt. In Meetings schwört der Gründer und Ex-Vorstand auf die sogenannte »Zwei-Pizzen-Regel«, um Besprechungen so kurz wie möglich zu halten.

Je weniger Teilnehmer:innen in einer Besprechung, desto besser!

Meistens entstehen direkt in der Storyboard-Planung schon die ersten Ideen, welche Mitarbeiter:innen für die einzelnen Punkte benötigt werden. Wichtig ist die Grundregel, dass Teilnehmer:innen einen aktiven Beitrag bringen müssen. Das kann beispielsweise der Experte sein, der die Hintergründe eines Problems erklären kann. Ich rate dringend davon ab, Personen einzuladen, für die du im Storyboard keine konkrete Frage bzw. Aufgabe definiert hast. Diese Personen sind im Meeting nutzlos und verschwenden nur Sauerstoff. Elon Musk hinterfragt in Meetings regelmäßig, warum die Anwesenden an der Besprechung teilnehmen.

In der Praxis treibt ein ganz einfacher Grund die Teilnehmerzahl in die Höhe. Die persönliche Absicherung. Nach dem Motto: Wenn ich alle Fachabteilungen einlade, kann später niemand behaupten, nicht informiert worden zu sein. Doch genau mit diesen Teilnehmern, die lediglich als Zuhörer:innen eingeladen sind, riskierst du einen knackigen Ablauf deiner Besprechung. Berechtigterweise haben Zuhörer:innen Fragen zum Hintergrund oder müssen von den Experten erstmal ins Thema eingeführt werden. Deshalb empfehle ich dir, zur reinen Information einer größeren Gruppe separate Besprechungen und andere Formate, wie z. B. Webinare, Town Hall-Meetings oder Stand-up Meetings zu nutzen.

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Erfolgreiche Meetings brauchen gute Kommunikation

Ein weiterer Praxisfehler ist, dass in Besprechungen die Kommunikation der Teilnehmer:innen kreuz und quer geht. Jeder Mensch hat sein persönliches Kommunikationsmuster, mit dem er/sie Inhalte aufnimmt und selbst kommuniziert. Treffen in einer Besprechung sehr unterschiedliche Charaktere und Kommunikationstypen aufeinander, entstehen schnell Missverständnisse. Als Meetingleiter:in ist es deine Aufgabe, die unterschiedlichen Kommunikationstypen zu erkennen und unter ihnen zu vermitteln.

Moderationsmethoden und Kreativ-Techniken für erfolgreiche Meetings

Laut der Studie von TimeInvest sagen 85 % der Studienteilnehmer:innen, dass knapp 50% ihrer Besprechungen ohne Ergebnis verlaufen. Ein Grund für diese erschreckende Aussage ist, dass viele Besprechungen im wahrsten Sinne ohne Ergebnis, also ohne Protokoll, enden. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es nervig ist, ein Meetingprotokoll nach der Besprechung zu erstellen. Deshalb empfehle ich dir, bereits während der Besprechung über den Beamer die Agenda für alle Teilnehmer anzuzeigen. In einem Dokument mit der Agenda kannst du so zu jedem Agendapunkt die besprochenen Inhalte notieren. Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Alle Teilnehmer:innen sehen, was du schreibst. Das erspart dir den üblichen Abstimmungsprozess, weil auf diesem Wege sofort alle Ergebnisse in der Runde formuliert und somit auch direkt abgestimmt sind.

Gute Meetings brauchen gute Rahmenbedingungen

Einer der Punkte, der bei ineffizienten Meetings ebenfalls gerne vergessen wird, sind die Rahmenbedingungen. Meetings in zu kleinen Räumen, mit wenig Licht, unzureichender technischer Ausstattung und ohne Getränke, sind ein Garant dafür, dass die Ergebnisse unterdurchschnittlich ausfallen werden. Wenn Getränke und Kekse aus Kostengründen gestrichen werden, rate ich zum Griff in die eigene Tasche. Bereits für wenig Geld gibt es eine Keksdose beim Discounter. Der Effekt ist unbezahlbar: Die Teilnehmer:innen sind zufrieden und ihre Gehirne haben genug Zucker, um guten Input abzuliefern. ;-)

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Deine Erfahrungen mit guten und schlechten Meetings

Heutzutage wird es dem/der Organisator:in eines Meetings sehr einfach gemacht, 10 oder doch lieber 20 Teilnehmer:innen in wenigen Minuten zu einer Besprechung einzuladen. Leider ist die einfache (technische) Organisation mit dem großen Risiko verbunden, dass die inhaltliche Gestaltung der Besprechung versäumt wird. Genau aus diesem Grund sehe ich Meetings als einen stark unterschätzten Indikator für gute oder schlechte Führung. Als gute Führungskraft bist du dir deiner Organisations- und Vorbildfunktion bewusst und investierst Zeit und Aufwand in deine Besprechungen.
Jetzt freue ich mich auf deine Anregungen, Fragen oder Kommentare von dir.

Ich freue mich auf dich.
Mit besten Grüßen
Henryk Lüderitz