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Was kannst du als Führungskraft besser machen, damit deine Gespräche erfolgreich verlaufen?

Kritik üben - mit diesen 4 Tipps wird dein kritisches Feedback leichter angenommen

Ein kritisches Feedback Gespräch mit Mitarbeitern zu führen, ist selbst für erfahrene Führungskräfte eine Herausforderung. Auch sie haben Respekt davor, denn oft scheitert diese Art von Gespräch. Teilweise, weil es im Gespräch zu massivem Widerstand von Seiten der Mitarbeiter:innen kommt. Teilweise, weil das Gespräch sogar abgebrochen werden muss. 

Vermeintlich laufen diese Art von Gesprächen oft aber auch ganz gut, bis dir als Führungskraft nach einiger Zeit klar wird, dass deine Message nicht wirklich angekommen ist. Sie ist eher nach dem Motto „rechts rein, links raus“ angekommen - und dein:e Mitarbeiter ändern nichts an ihrem Verhalten.

Was also kannst du als Führungskraft besser machen, damit deine Gespräche erfolgreicher verlaufen und dein:e Gegenüber:in tatsächlich verstanden hat, was du von ihm/ ihr willst? Und vor allem: Wie schaffst du es, dass dein Feedback auch noch Wochen nach dem Gespräch in Erinnerung behalten wird?

#1 Gute Vorbereitung ist das A und O

Viele Führungskräfte denken, dass sich ein Feedback-Gespräch mal eben so zwischen Tür und Angel besprechen lässt. Dir fällt z.B. im Tagesgeschäft etwas negatives auf, was du dann direkt mit der betreffenden Person besprechen möchtest. Aber genau hier liegt ein großer Irrtum vor: Denn um ein wirklich gutes und nachhaltiges Gespräch führen zu können, benötigt es eine sehr gute Vorbereitung!

Nimm dir für deine Vorbereitung 2-3 Minuten Zeit. Setze dich mit einem Notizblock in dein Büro und fange an, deine Gedanken zu sortieren:
- welche Struktur soll das Gespräch haben?
- welche Dinge möchtest du konkret ansprechen?
- wie soll sich die Person danach verhalten?

Vermeide bei deiner Zielformulierung schwammige Aussagen wie „Die Mitarbeiterin soll in Zukunft darauf achten, ein bisschen schneller zu arbeiten.“ Solche Formulierungen sind schwer umzusetzen. Denn, was ist denn für dich „ein bisschen“? Mit welcher Zeitangabe definierst du „ein bisschen“?

Deshalb rate ich dir, dein Ziel klar und deutlich zu formulieren. Wenn du verstehst, was du meinst, versteht es auch der/die betreffende Mitarbeiter:in.

Das Aufschreiben deiner Gedanken führt außerdem dazu, dass du in dem Gespräch eine weitere Botschaft sendest: Das Gespräch ist mir so wichtig, dass ich mich dafür extra hingesetzt habe, in mich gegangen bin und mir ein paar Notizen gemacht habe!

Deine Mitarbeiter:innen werden auf der Metaebene folgendes wahrnehmen: „Okay, das ist jetzt ein wirklich wichtiges Gespräch, weil sich mein:e Chef:in dafür extra Stichpunkte gemacht hat. Was jetzt kommt, ist wirklich essentiell! Ich sollte jetzt zuhören!“

#2 Spreche die Kritik in einer freundlichen Atmosphäre an

Um ein erfolgreiches Gespräch zu führen, kommt es vor allem auf eine freundliche Atmosphäre an. Beide Gesprächspartner:innen müssen sich wohlfühlen. Führe daher niemals ein Gespräch zwischen Tür und Angel. Und niemals einfach so, wenn es dir gerade einfällt. 

Sondern gehe auf deine:n Mitarbeiter:in zu und frage nach: „Haben Sie gerade mal 2-3 Minuten Zeit für ein Gespräch?“ Frage nach, ob es gerade ein guter Zeitpunkt ist. Wenn ja, dann führe das Gespräch nicht im Büro, wo jeder mithören kann. 

Suche dir einen geeigneten Raum dafür aus: Einen Raum, in dem es nicht zu laut ist, an dem nicht ständig jemand vorbeirennt und in dem ihr ungestört reden könnt. Geht z.B. in die Kaffeeküche, wenn da just in dem Moment keiner ist. Oder in eine andere ruhige Ecke, die sich aber auch nicht komisch anfühlt, wenn die männliche Führungskraft mit der weiblichen Mitarbeiterin darin verschwindet.

Das Gespräch sollte an einem Ort stattfinden, an dem sich beide Parteien wohlfühlen. [Quelle: pixabay.com]

Und übrigens gehört es zu einer guten Vorbereitung dazu, dass du dir im Vorfeld Gedanken über einen passenden Raum machst. Du solltest nicht erst dann hektisch einen geeigneten Raum suchen, wenn du das Gespräch bereits begonnen hast. Das macht keinen guten Eindruck.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass du nicht immer in dieselbe Ecke gehst, wenn es um kritische Gespräche geht. Das macht sonst schnell die Runde im Team: „Oh je, jetzt gehen die beiden wieder in die Kaffeeküche - das bedeutet, es gibt wieder Ärger!“ 

Am besten wechselst du deine Gesprächs-Orte ab und auch die Art der Gespräche. Hattest du 3 kritische Gespräche hintereinander in der Kaffeeküche, gehst du beim nächsten positiven Gespräch ebenso in die Kaffeeküche. Damit die Küche nicht direkt als schlechter Ort abgestempelt wird.

#3 Eigene Fehler eingestehen

Wenn du während eines Feedback-Gesprächs eigene Fehler einräumst, macht dich das viel sympathischer und menschlicher gegenüber deinem Team. Du zeigst damit, dass du Verständnis für Fehler hast - und setzt dich damit auf Augenhöhe mit deinen Angestellten.

Du kannst z.B. charmant von deinen Fehlern berichten; mit einem Schmunzeln in der Stimme. Damit erreichst du, dass du nicht mehr so eine krasse Distanz zwischen dir und deinen Teammitgliedern hast. 

Wenn du z.B. die Qualität einer Aufgabe kritisierst, in der dir ein paar Fehler in einer Excel-Tabelle aufgefallen sind, kannst du folgendermaßen vorgehen und sagen: „Ich kenne das Problem mit Excel, Frau Krause. Manchmal rutschen die Zahlen einfach in die falsche Spalte. Dann sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Glauben Sie mir, das ist mir auch schon öfter passiert!“

Auf diese Weise verbündest du dich mit deiner/deinem Angestellten. An dieser Stelle kannst du auch an eigene Wünsche anknüpfen, indem du Tipps zur Verbesserung gibst. Solch ein gleichwertiges Feedback zu erhalten ist viel bekömmlicher als sich harsche Kritik einzuhandeln. Dann haben deine Mitarbeiter:innen nämlich nicht das Gefühl, von oben herab behandelt zu werden.

Natürlich ist das Eingestehen deines Fehlers nur so lange glaubwürdig, als dass du auch tatsächlich mit Excel gearbeitet hast und den Fehler nachvollziehen kannst. Wenn du noch nie mit dem Programm in Berührung gekommen bist, dann solltest du so einen Spruch auch gar nicht erst loslassen. Dein Team merkt nämlich ganz schnell, ob das nur heiße Luft ist, was du da von dir gibst oder ob da etwas Wahres dran ist.

Einfach irgendeine Story zu erfinden, nur damit du auf Augenhöhe mit deinem/deiner Mitarbeiter:in bist, ist eher unpassend. Daher findet auch hier wieder deine Vorbereitung statt: Mache dir im Vorfeld Gedanken dazu, welche Fehler dir tatsächlich schon passiert sind. Wirkt viel authentischer.

#4 Mut machen und auf bisherige Erfolge ansprechen

Auf introvertierte, unsichere Mitarbeiter:innen wirken Kritikgespräche zunächst einschüchternd. Vor allem dann, wenn sich die Kritik auf ihre stark abfallenden Leistungen konzentrieren. Wenn du als Zielformulierung nun erwartest, dass dein:e Angestellte:r das Projekt erneut auf Fehler untersucht, könnte es sein, dass ihm/ihr schnell alles zu viel wird. „Wie soll ich das alles schaffen?“ könnte eine Frage sein, die sich dein:e Mitarbeiter:in stellen wird.

Um die nötige Motivation wieder herzustellen, kannst du als Führungskraft an frühere Erfolge appellieren. „Ich kann gut nachvollziehen, dass sich das erstmal nach viel Arbeit anhört. Aber ich denke dabei ganz speziell an Ihre letzte Präsentation. Die war spitzenmäßig und man hat richtig gemerkt, wie viel Arbeit Sie da hineingesteckt haben!“

Somit frischst du die Erinnerung deines/deiner Angestellten wieder auf, dass sich die zusätzliche Arbeit gelohnt hat. Ein Lob gibt immer frischen Aufwind und führt zu hoher Motivation. 

Spreche aber an dieser Stelle nicht den Erfolg eines Kollegen an; das erzeugt nur Neid. Und spreche auch nicht deine eigenen Erfolge an, denn damit stellst du dich wieder in den Vordergrund. Dabei geht es akut ja um die Erfolge deines/deiner Mitarbeiter:in.

Und überlege dir vorher gut, welche Erfolge du nennen kannst. Wenn dir partout keiner einfällt und du stattdessen irgendein Projekt lobst, was am Ende aber eigentlich gar nicht so gut war, ist das eher unglaubwürdig. Daher sage ich es immer wieder: Eine gute Vorbereitung ist das A und O.

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Über den Autor

Ich bin Henryk Lüderitz, Management Trainer, Business Coach, Speaker und führender Experte für junge Talente. Hier im Magazin, als Xing-Insider und als bekannter Gastautor schreibe ich über Karrierethemen, die Young Professionals bewegen.
Mit meinen Seminaren, Video-on-Demand Kursen und Coachings unterstütze ich junge Talente in Unternehmen oder dich ganz persönlich!

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