Muss ich als Führungskraft alle Aufgaben ASAP erledigen?

„Können Sie mir bitte noch die Präsentation XY bis heute um 17.00h erstellen?“

Kennst du solche Sätze auch? Sie sind der Anfang eines komplett chaotischen Tages, an dem nichts mehr läuft, wie es mal geplant war. Und alles nur, damit du deinen Ruf als Young Professional nicht verlierst. Trotzdem musst du nicht für jede Anfrage springen und alles stehen und liegen lassen. In meiner Zeit als junges Talent bei Vodafone habe ich eine Technik genutzt, die dich sofort vom Termindruck befreit und gleichzeitig hervorragend organisiert und professionell wirken lässt. Und zwar mit der INGA-Technik:

#1: I = Interesse zeigen

Selbstverständlich ist es sinnvoll, die Aufgabe zu verstehen und interessiert zu hinterfragen, worum es geht und warum es plötzlich so dringend ist. Manchmal hat sich die Anfrage durch Rückfragen schon erledigt, weil Vorgesetzte dann merken, dass noch mehr Zeit als „bis morgen!“ ist. Oder der/die andere sieht ein, dass in der Präsentation doch ganz schön viel Arbeit dahinter steckt und du sie nicht mal eben erstellen kannst.

#2: N = Nein sagen!

Ich weiß, mit der knallharten Absage per „Nein“ tut man sich schwer. Besonders dann, wenn du bisher selten eine Abfrage abgelehnt hast. Es kann also durchaus sein, dass dir dieses Wort etwas holprig über die Lippen kommt. Beruhige dich damit, dass es angemessen ist und du es gut begründen kannst.

Nie wieder um Worte verlegen sein!

Nutze mein Seminar „Schlagfertigkeit lernen“, um souverän in allen Lebenslagen Kontra geben zu können!

Als Leser:in meines Magazins habe ich ein spezielles Angebot, mit dem du das Seminar für nur € 1,49 kaufen kannst.

#3: G = Grund nennen

Ohne eine gute Begründung wirkt das „Nein“ wie ein Schlag ins Gesicht. Deshalb folgt in diesem Schritt die Erklärung für deine Absage. Du kannst hier als Grund deine Aufgaben nennen, die du für den angefragten Zeitraum geplant hast. Wichtig ist, DASS du dafür einen Tages- oder Wochenplan hast. Ohne eine entsprechende Planung wird deine Begründung zu dünn.

#4: A = Alternative anbieten

Natürlich lässt du deine Führungskraft nicht einfach so im Regen stehen. Im vierten Schritt gilt es abzuwägen und eine Alternative anzubieten. Diese darf nicht unendlich weit in der Zukunft liegen. Im Idealfall kannst du bereits am nächsten Tag oder spätestens in 48 Stunden die Aufgabe erledigen. Einem solchen Angebot stimmen Vorgesetzte dann auch gerne zu.

Damit diese Technik auch funktioniert...

So schön diese Technik klingt, sie funktioniert nur, wenn du zwei Bedingungen erfüllst:

Erstens: Du musst über ein transparentes und gut funktionierendes Zeit- und Selbstmanagement verfügen. Pflegst du weder Kalendereinträge noch eine To-do-Liste, glaubt dir keine Führungskraft, dass du wirklich an (geplanten) anderen Aufgaben arbeitest.

Zweitens: Hast du die „INGA-Technik“ genutzt, MUSST du dein Alternativangebot einhalten. Verspätet sich deine Arbeit oder verpennst du gar den versprochenen Termin, wird dir deine Führungskraft „INGA“ kein zweites Mal abkaufen!

Nie wieder Stress & Chaos im Joballtag!

In meinem Online-Seminar „Get things done - Das 1 × 1 des Zeit- und Selbstmanagement“ zeige ich dir Techniken, die dir helfen, das tägliche Chaos zu bewältigen und dich besser zu organisieren.