Führungskräfte verschwenden ihre Zeit mit Kommunikation

Wenn man zu viel Wasser trinkt, stirbt man! Ich meine damit nicht das klassische Ertrinken, sondern die eher unbekannte "Hyperhydration" oder auch Wasservergiftung genannt. Glaubt ihr nicht? Dann fragt mal euren Arzt oder Apotheker. Mindestens ebenso (karriere-)tödlich ist die Hyperkommunikation. Was dahinter steckt, erfahrt ihr in diesem Artikel von eurem Coach und Führungskräftetrainer!  

Risikofaktor Kommunikation

Bei dieser Überschrift denken die meisten von euch bestimmt an klassische Missverständnisse, unpräzise Formulierungen oder gar mehrdeutige Aussagen. Tatsächlich ist die Qualität der Kommunikation häufig ein ernstzunehmendes Problem von Führungskräften. Prominente Fehlschläge in den Aussagen von Führungskräften sind der Anlass für dutzende von Kommunikationsseminaren. Chefs werden dort (mal wieder) auf die 4-Ohren, Eisberge und sonstige Kommunikationsmodelle hingewiesen. Es werden Aussagen geschliffen, Strategien vermittelt und danach als Rollenspiel vor laufender Kamera einstudiert. Selbstverständlich biete ich als Führungskräftetrainer auch diese Seminare an. Allerdings mit einem feinen Unterschied: Ich trainiere wirtschaftliche Kommunikation!  

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Kommunikation in alle Richtungen!

Wirtschaftlich zu handeln, sehe ich (neben gesunden Werten und einigen anderen Führungsaufgaben) als zentrale Verantwortung von Führungskräften. Um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und der eigenen Abteilung zu gewährleisten, bedienen sich Chefs ganz selbstverständlich der Kommunikation, um z. B. Ziele zu kommunizieren, zu delegieren und den Mitarbeitern ein Feedback zu geben. Es wird also immer und überall kommuniziert: mit Kollegen, dem eigenen Chef, anderen Abteilungen und (hoffentlich am häufigsten) mit den eigenen Mitarbeitern.  

Führungskräfte verschwenden ihre Zeit mit Kommunikation

Gehen die Vorgesetzten dieser Aufgabe mit Herzblut nach, geraten viele von ihnen früher oder später an einen Punkt der Auslastung, der den Besuch eines Selbstmanagement-Seminars notwendig erscheinen lässt. Doch liegt die Lösung einzig und allein im Zeit- und Selbstmanagement? In diesen Seminaren werden sich viele Teilnehmer höchstens des Dilemmas bewusst, dass sie zwar kommunizieren müssen, diese Kommunikation aber gleichzeitig ganze Stunden der Arbeitszeit verschlingt.

Ein Praxisbeispiel: Ein Teamleiter hat 12 Mitarbeiter:innen und plant jeden Morgen eine kurze persönliche Begrüßung jedes Mitarbeiters ein. Im Schnitt dauert diese (im Sinne der Wertschätzung der Mitarbeiter) angedachte Maßnahme eine Stunde. Ganz zu schweigen von gut vorbereiteten Delegationsgesprächen, die pro Mitarbeiter:in gerne zwischen 15 und 20 Minuten dauern. Die Krönung sind jedoch Kritikgespräche. Hier soll der/die Mitarbeiter:in ebenfalls den Raum bekommen, seine/ihre Sicht der Dinge äußern zu dürfen. Der frustrierte Vorstand oder Teamleiter kommt in diesen Situationen vermutlich zu dem Entschluss, nur noch die absolut notwendigen Dinge zu kommunizieren. Und damit es wirtschaftlich ist und keiner sagen kann, irgendetwas nicht gehört zu haben, werden Meetings einberufen. Für alle!  

Ganz easy ein:e gute:r Chef:in werden!

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Wie es besser geht - die Pflicht der Führungskommunikation

Bleiben wir bei der Metapher des Wassers als Kommunikation. Führungskräfte wissen, Mitarbeiter:innen sind so unterschiedlich, wie die grüne Welt der Pflanzen. Es gibt Kakteen, die wenig bis kein Wasser benötigen. Orchideen wollen häufig in kleinen Mengen bewässert werden. Frisch eingepflanzte Bäume müssen die ersten Tage stark getränkt werden und können später mit größeren Abständen zwischen den Bewässerungen leben. Ganz exotisch sind die Seerosen, die permanent Wasser benötigen.

Im Business ist es ähnlich: Vorgesetzte, die die unterschiedlichen Kommunikationsbedürfnisse der Mitarbeiter:innen kennen und diese individuell berücksichtigen, kommen damit schon einen großen Schritt nach vorne. Gleichzeitig plädiere ich in meinen Seminaren dafür, dass (unabhängig vom Kommunikationsbedürfnis des Mitarbeiters) der zeitliche Aufwand für Vorbereitung und Gespräche niemals den Effekt der Kommunikation übersteigen dürfen.

Auch dazu ein kurzes Praxisbeispiel: Ein:e Mitarbeiter:in kommt an drei Tagen ca. 15 Minuten zu spät zu Arbeit. Die Führungskraft plant ihn/sie darauf anzusprechen und möchte die alte Pünktlichkeit wieder erreicht wird. Die Obergrenze für Vorbereitung und Feedbackgespräch liegt also bei 45 Minuten. Jede Minute, die der Chef mehr investiert, ist unwirtschaftlich und verschwendet Zeit! 

Professionell auftreten als neue Führungskraft!

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Die Kür der Kommunikationseffizienz

Führungskräfte, die das Prinzip der wirtschaftlichen Kommunikation verinnerlicht haben, erkennen schnell das Potenzial für weitere Optimierungen. Anders als bei Pflanzen, denen man den Durst nicht abtrainieren kann, kann die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern dahingehend optimiert werden, dass immer weniger kommunikativer Aufwand notwendig ist, um gute Ergebnisse zu erzielen. Klingt utopisch? Ganz und gar nicht!

Das Prinzip der situativen Führung ebnet den Weg über einen steigenden Reifegrad der Mitarbeiter:innen. Investiert die Führungskraft in die Entwicklung des Teams, muss dieses nicht mehr (kommunikativ) aufwändig dirigiert und trainiert werden. Die Frucht dieser Arbeit sind Mitarbeiter, die den/die Chef:in gut kennen und seine/ihre Ansprüche (auch unausgesprochen) einschätzen können. Diese Mitarbeiter können sogar mit einer "Ein-Satz-Delegation" á la: "Übernimm bitte den Kunden XY!" umgehen und genießen das in sie gesetzte Vertrauen.

Deine Erfahrungswerte

Welche Erfahrungen hast du als Führungskraft zum Thema "Kommunikation" gemacht? Sei es im Team, im zwischenmenschlichen Bereich oder bei der Delegation von Aufgaben?

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Beste Grüße
Henryk Lüderitz