Diese 5 Fehler lassen deine E-Mail zur ungewollten Bombe werden!

Wie sollte eine E-Mail aufgebaut sein?

In meinen Seminaren stelle ich immer wieder fest, wie schwierig es ist, eine richtige E-Mail zu schreiben. Aber viele von euch werden sich jetzt fragen: Was ist denn überhaupt eine richtige E-Mail? Und was sollte sie auf keinen Fall enthalten?

Nun ja, zunächst sollte eine E-Mail kurz & knapp sein. Nur die wichtigsten Kurzinfos können mal eben auf die Schnelle verschickt werden. Ein ausschweifender Roman ist da thematisch schon schwieriger und sollte übrigens auch nur im persönlichen Gespräch behandelt werden. Und mit den Emotionen ist das auch so eine Sache; die kann man nämlich gar nicht via E-Mail transportieren. Deswegen kommen wir direkt zu Fehler Nr. 1:

#1: E-Mails übertragen keine Emotionen (auch nicht mit Emojis)

Zugegeben, ich benutze auch mal gerne den einen oder anderen Zwinker-Emoji. Aber kompliziertere Emotionen, die viel Inhalt haben, kann man per E-Mail nicht versenden. Auch wenn viele Führungskräfte das von sich behaupten mögen.

Das Thema „Dringlichkeit“ kann z. B. nicht per E-Mail übermittelt werden. Wie kann denn eine dringende Angelegenheit in Worte gefasst werden? Mit dem Kürzel ASAP (as soon as possible) womöglich? Oder wie soll man eine komplexe Situation in eine kurze E-Mail packen? 

Also, das ist meistens nicht machbar. Vor allem dann nicht, wenn sich die Fragestellung in der E-Mail nicht einfach mit einem Ja/Nein beantworten lässt. Sobald du als Führungskraft also merkst, dass aus deiner kurzen Information ein vielfach erläutertes Meisterwerk wird, sollte das schon ein erstes Signal für dich sein. 

Dann ist es nämlich Zeit für dich, dass du die Finger von der E-Mail lässt und lieber ein persönliches Gespräch führst. Denn anhand deiner Gestik, Mimik und Stimmlage kannst du deine Emotionen viel besser verdeutlichen. Und somit auch die Dringlichkeit deines Anliegens.

#2: E-Mail ersetzen keinen zwischenmenschlichen Kontakt!

Diesen Fehler begehen leider sehr viele Führungskräfte. Sie kontaktieren ihre Mitarbeiter:innen per E-Mail mit den Worten: „Hey, lange nichts mehr gehört, wie geht es Ihnen denn so?“ Oder „Wie kommen Sie denn mit Ihrem Projekt XY vorwärts?“

Solche Dinge besprichst du am besten persönlich mit deinen Mitarbeitern. Selbst dann, wenn die Zeit knapp ist. Ein paar Minuten sollte sich jede Führungskraft für seine Mitarbeiter:innen nehmen, denn die persönliche Vertrauensbasis ist schon wichtig für eine gute Zusammenarbeit.

Und per E-Mail kann keine Vertrauensbasis aufgebaut werden. Wenn du aber so wirklich gar keine Zeit hast und nicht mal ein paar Minuten opfern kannst, dann ist es immer noch besser, du rufst deine:n Mitarbeiter:in an. Deine persönliche Stimme am Telefon ist immer noch besser als eine schnell formulierte E-Mail. Je nachdem, wie empathisch du bist, merkst du auch an der Stimmlage deines Telefonpartners/ deiner Telefonpartnerin, ob alles in Ordnung ist. Per E-Mail ist so etwas einfach nicht möglich. Selbst dann nicht, wenn ein trauriger Smiley als Antwort zurückkommt. 

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Also, überprüfe mal in deinem Führungskräfte-Alltag, ob auch du zu der Sorte gehörst, die zwischenmenschliche Beziehungen lieber per E-Mail regeln. Wenn das der Fall ist, dann hast du als Führungskraft leider noch nicht so ganz verstanden, dass E-Mails keine Emotionen rüberbringen – und musst noch ein bisschen üben ...

#3: E-Mails, die das Zeitmanagement sprengen

Eine weitere negative Angewohnheit von Führungskräften ist, Aufgaben, die dir just in dem Moment vor die Füße fallen, in eine E-Mail zu packen.

Zum Beispiel schickst du Frau Müller eine E-Mail mit der Bitte um die Quartalszahlen vom letzten Projekt. Eben weil du gerade einen Anruf vom Chef bekommen hast, der diese Informationen zum Ende der Woche hin benötigt. Diese E-Mail, die du an Frau Müller sendest, enthält keine Zeitangaben, keine Dringlichkeit oder ähnliches.

Jetzt versetze dich mal in die Lage deiner Mitarbeiterin. Vermutlich hat Frau Müller sich für diesen Tag eine To-do-Liste erstellt. In diese Liste platzt deine E-Mail hinein. Da Frau Müller äußerst pflichtbewusst und engagiert ist, lässt sie alles stehen und liegen, um sich um den Inhalt deiner E-Mail zu kümmern. Sie sucht also die Quartalszahlen heraus und legt sie dir eine Stunde später vor.

Du aber reagierst völlig überrascht und sagst: „Aber das sollten Sie doch nicht jetzt sofort erledigen. Ende der Woche hätte völlig gereicht!“ Ja, und warum schreibst du das nicht in deine E-Mail rein? Frau Müller hingegen verlässt wütend dein Büro, weil sie sich über deine unfähige Kommunikation aufregt. Und über ihre verschwendete Zeit, denn in dieser einen Stunde hätte sie mehrere Punkte auf ihrer Tagesordnung abhaken können.

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Also, tu dir und deinen Mitarbeitern den Gefallen und formuliere solche E-Mails mit Zeitangaben: „Liebe Frau Müller, bitte suchen Sie mir bei Gelegenheit | bis Freitag 16 Uhr die Quartalszahlen für das letzte Projekt heraus. Vielen Dank.“

So, kein großer Akt. Frau Müller weiß Bescheid, bis wann sie die Aufgabe zu erledigen hat und dass sie noch genügend Zeit hat, um die Zahlen herauszusuchen. Und vor allem, dass sie genügend Zeit hat, um ihr Tagespensum zu schaffen. Auf die To-do-Liste des nächsten Tages kann sie dann deine zusätzliche Aufgabe hinzufügen. 

Wie du siehst, stören solche unpräzisen E-Mails den Arbeitsfluss deiner Mitarbeiter:innen. Viele Angestellte neigen dazu, solch ein Anliegen sofort zu bearbeiten. Gerade auch jene Mitarbeiter:innen, die zu Aufschieberitis neigen und sich gerne von unliebsamen Aufgaben ablenken lassen. 

Damit dir das als Führungskraft nicht passiert, schreibe doch in deine nächste E-Mail einfach ein paar Zeitangaben, bis wann du deine Informationen brauchst. Das erleichtert das Leben aller Teammitglieder!

#4: E-Mails, die mehr Fragen als Antworten mit sich bringen

Führungskräfte erhalten in aller Regel eine Flut an E-Mails pro Tag. Damit hast du bestimmt auch schon so deine Erfahrungen gemacht. Um den Posteingang also so schnell wie möglich wieder leer zu bekommen, werden wie wild kreuz & quer E-Mails weitergeleitet. 

Und dabei achten viele Führungskräfte gar nicht darauf, ob die gerade eben weitergeleitete E-Mail auch an die richtigen Mitarbeiter verschickt wurde. Dann bekommt dein Mitarbeiter Herr Krause eine E-Mail, mit der er gar nichts anfangen kann. Er steht dann stirnrunzelnd an seinem PC und fängt an zu rätseln. „Neue Maßnahmen für Bauumleitungen …hä … was soll ich denn damit? Ist die E-Mail wirklich für mich gedacht?“

Oder du leitest eine E-Mail weiter und setzt ein paar Mitarbeiter:innen in Kopie. Frau Sommer fragt sich dann bestimmt: „Ist die Info für mich überhaupt relevant, wenn ich nur in Kopie stehe?“ Meistens gibt es sogar gar keine persönliche Anrede in diesen Weiterleitungen.

E-Mail Weiterleitungen sind viel zu unpersönlich

Du siehst, solche schnell weitergeleiteten E-Mails sorgen mehr für Verwirrung im Team als für Antworten. Übrigens: Schnelle E-Mail-Weiterleitungen sind ein weiteres No-Go bei Führungskräften. 

Natürlich kostet es Zeit, alle E-Mails nach Thema zu sortieren und vor allem zu selektieren – welche:r Mitarbeiter:in bekommt welche Informationen zugesendet? Wer kann etwas mit welcher E-Mail anfangen? Und bitte, schreibe einen kleinen Begleittext in die Weiterleitung hinein: „Liebe Frau Sommer, lieber Herr Schmidt, diese Information ist für Ihr Projekt xy wichtig, weil es neue Bestimmungen zu Bauumleitungen gibt.“ 

Es geht doch nichts über eine einfache Kommunikation im Team. Jede:r weiß jetzt, was er/sie mit dem Inhalt der E-Mail anfangen soll. Denk dran: Du als Führungskraft bist nicht nur für sich selbst zuständig, was dein Zeitmanagement angeht. Nein, du bist auch für die Wirtschaftlichkeit deines Teams verantwortlich! Vergeude daher nicht ihre Zeit mit falsch formulierten bzw. auch falsch versendeten E-Mails. 

Achte einfach darauf, dass deine E-Mails viele Antworten und Klarheiten bringen. Nimm dir dafür viel Zeit, um klar aufzuschreiben, für wen welche Informationen von Belang sind. Deine Mitarbeiter:innen werden es dir danken ;-)

#5: E-Mails, die Konflikte lösen sollen

In meinen Seminaren stelle ich oft fest, dass viele Führungskräfte folgenden Fehler begehen: Sie wollen Konflikte per E-Mail lösen. Wie bereits gesagt, kann eine E-Mail keine Emotionen wiedergeben. Ein Konflikt beherbergt aber eine Vielzahl an Emotionen. 

Da der Konflikt also elektronisch nicht gelöst werden kann, werden die E-Mails immer länger, der Verteiler immer größer und der Umgangston vermutlich immer rauer. Sobald der Druck im Kessel also extrem ansteigt, weil die Emotionen überkochen, solltest du als Führungskraft so mutig sein und den Kessel vom Herd nehmen.

Reguliere den Druck im Team damit, dass du das Spielfeld der E-Mail verlässt und alle Beteiligten zu einem offenen, persönlichen Gespräch einlädst. Mit einer Ich-Botschaft kannst du die lange E-Mail Prozedur auflösen: „Ich habe das Gefühl, dass wir dieses Thema am besten persönlich lösen. Lasst uns alle in 20 Minuten im Besprechungsraum treffen.“ 

Formuliere deine Ich-Botschaft höflich, wertschätzend und ohne Vorwürfe. Und nach 20 Minuten Pause, in der sich jede:r einen kühlen Kopf holen konnte, könnt ihr euren Konflikt gemeinsam ausdiskutieren. 

Befreie dich von dem Glauben, dass du diese eine geniale E-Mail schreibst, die alle Fragen auf einmal beantwortet und alle Konflikte mit ein paar Worten löst. 

Achtung: Präzedenzfall gesucht!

Wenn du es aber tatsächlich geschafft hast, solch einen handfesten Konflikt in einer E-Mail zu bearbeiten, dann tu mir doch den Gefallen und schicke mir den E-Mailverlauf zu. Natürlich anonymisiert. Denn nach solch einem Präzedenzfall suche ich schon seit Ewigkeiten!

Deine eigenen Erfahrungen

Hast du in deiner Praxiserfahrung noch andere No-Gos erlebt als Führungskraft? Oder was hast du als Mitarbeiter:in schon alles an E-Mails erlebt? Dann schicke mir doch gerne eine Nachricht über Xing oder LinkedIn und teile diesen Artikel mit deinem Netzwerk!

Ich freue mich auf eine Nachricht von dir!
Beste Grüße, dein Henryk!